Perusahaan dapat memiliki karyawan berpengalaman, program pelatihan yang rutin, dan target kerja yang jelas, tetapi tetap menghadapi masalah seperti produktivitas rendah, kesalahan berulang, pekerjaan yang terlalu bergantung pada orang tertentu, atau target yang sulit tercapai. Kondisi tersebut tidak selalu berarti karyawan kurang bekerja keras. Bisa jadi, kemampuan yang dimiliki belum sepenuhnya sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan oleh pekerjaannya.
Bagi HR, Learning & Development (L&D), People Development, maupun manajer, tantangan sebenarnya bukan hanya mengetahui bahwa ada kemampuan yang kurang. Tantangannya adalah menemukan skill apa yang kurang, seberapa besar kesenjangannya, apa penyebabnya, dan tindakan apa yang paling tepat untuk menutup kesenjangan tersebut.
Jika perusahaan langsung memberikan training setiap kali menemukan masalah performa, keputusan tersebut belum tentu efektif. Masalah kinerja dapat disebabkan oleh kemampuan, pengetahuan, sistem kerja, tools, SOP, beban kerja, kepemimpinan, atau faktor lainnya. Karena itu, proses identifikasi perlu dilakukan secara sistematis dan berbasis data.
Bagi praktisi yang ingin memperdalam kemampuan merancang program pengembangan karyawan secara strategis, Talentiv juga menyediakan program Learning & Development yang membahas praktik L&D secara lebih mendalam, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pengembangan kompetensi karyawan. Pelajari Program Learning & Development Talentiv
Skill gap analysis karyawan adalah proses membandingkan kemampuan yang dimiliki seorang karyawan dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan secara efektif atau mencapai target tertentu.
Skill gap analysis karyawan pada dasarnya menjawab tiga pertanyaan utama: kemampuan apa yang dibutuhkan, kemampuan apa yang saat ini dimiliki, dan apa perbedaannya.
Konsep tersebut dapat digambarkan secara sederhana:
Required Skill → Current Skill → Skill Gap → Development Action
Required skill merupakan kemampuan yang seharusnya dimiliki berdasarkan tuntutan pekerjaan, standar kompetensi, target bisnis, atau kebutuhan masa depan. Current skill menggambarkan kemampuan aktual karyawan berdasarkan hasil assessment, performa, observasi, maupun sumber data lainnya.
Selisih antara keduanya disebut sebagai gap.
Misalnya, seorang HR Recruiter membutuhkan kemampuan interviewing pada level 4 dari skala 1–5. Setelah dilakukan assessment, kemampuan aktualnya berada pada level 2. Maka terdapat gap sebesar 2 level.
Namun, angka tersebut belum otomatis berarti karyawan harus mengikuti training interviewing. HR masih perlu mengetahui mengapa kemampuan tersebut berada pada level 2. Apakah karena belum memahami teknik interview? Apakah belum mendapatkan kesempatan praktik? Apakah belum memiliki panduan interview? Atau justru proses rekrutmen di perusahaan memang belum memiliki standar yang jelas?
Inilah alasan analisis skill sebaiknya tidak berhenti pada pengukuran gap.
Kemampuan karyawan harus terus disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan. Perubahan teknologi, strategi bisnis, struktur organisasi, sistem kerja, dan tuntutan pelanggan dapat membuat skill yang sebelumnya sudah memadai menjadi kurang relevan.
Analisis yang baik membantu perusahaan mengubah pengembangan karyawan dari aktivitas yang bersifat reaktif menjadi keputusan yang lebih terarah.
Pengembangan karyawan seharusnya tidak dimulai dari pertanyaan:
“Training apa yang ingin diberikan?”
Pertanyaan yang lebih tepat adalah:
“Kemampuan apa yang dibutuhkan agar target bisnis dapat dicapai?”
Misalnya perusahaan ingin meningkatkan conversion rate tim sales. HR dan manajer tidak cukup hanya mengatakan bahwa tim sales membutuhkan “pelatihan sales”.
Kemampuan yang perlu diperiksa dapat dipecah menjadi:
Dengan pemetaan seperti ini, intervensi dapat diarahkan pada kemampuan yang benar-benar memiliki hubungan dengan target.
Salah satu risiko terbesar dalam pengembangan karyawan adalah memberikan pelatihan berdasarkan asumsi.
Karyawan mengikuti training, mendapatkan sertifikat, lalu kembali bekerja tanpa perubahan berarti.
Masalahnya bukan selalu pada kualitas training. Bisa saja kebutuhan awalnya memang tidak tepat.
Skill gap analysis membantu HR menentukan area kompetensi yang benar-benar perlu dikembangkan sebelum menyusun program.
Upskilling bertujuan meningkatkan kemampuan yang sudah relevan dengan pekerjaan saat ini, sedangkan reskilling membantu karyawan memperoleh kemampuan baru untuk menjalankan pekerjaan atau peran yang berbeda.
Keduanya membutuhkan informasi mengenai kemampuan aktual dan kemampuan yang dibutuhkan.
Pemetaan skill tidak hanya berguna untuk memperbaiki kelemahan.
Hasilnya juga dapat digunakan untuk melihat kesiapan karyawan terhadap peran berikutnya.
Misalnya seorang Senior Staff diproyeksikan menjadi Supervisor. Required skill untuk Supervisor dapat dibandingkan dengan current skill karyawan tersebut.
Gap yang ditemukan kemudian menjadi dasar Individual Development Plan atau program pengembangan lainnya.
Perusahaan dapat menghadapi risiko ketika hanya satu atau dua orang yang menguasai kemampuan penting.
Jika orang tersebut tidak masuk, pindah posisi, atau meninggalkan perusahaan, pekerjaan dapat terganggu.
Pemetaan skill pada tingkat tim membantu perusahaan mengetahui kemampuan apa yang sudah tersedia dan kemampuan apa yang masih terlalu terkonsentrasi pada individu tertentu.
Skill gap tidak selalu terlihat melalui hasil assessment formal. Dalam banyak kasus, gejalanya justru muncul dari aktivitas kerja sehari-hari.
Jika target tidak tercapai secara konsisten, HR dan manajer perlu mencari tahu apakah terdapat kemampuan yang belum memadai.
Kesalahan berulang dapat menjadi indikasi adanya knowledge atau skill gap, terutama jika karyawan sudah memahami prosedur tetapi belum mampu menerapkannya dengan benar.
Jika hanya satu orang yang dapat mengoperasikan sistem, membuat laporan tertentu, atau menyelesaikan pekerjaan kritis, perusahaan perlu memeriksa distribusi skill dalam tim.
Karyawan mungkin membutuhkan waktu lebih lama karena belum menguasai tools atau metode kerja yang diperlukan.
Namun, jangan langsung menyimpulkan bahwa masalahnya adalah skill. Bisa saja proses kerja atau sistemnya yang tidak efisien.
Output yang berubah-ubah dapat menunjukkan adanya gap kompetensi, standar kerja yang belum jelas, atau masalah lain yang perlu didiagnosis.
Ketika perusahaan mengadopsi sistem atau teknologi baru, kemampuan yang sebelumnya cukup mungkin tidak lagi memenuhi tuntutan pekerjaan.
Kondisi ini justru menjadi sinyal penting untuk melakukan evaluasi ulang.
Mungkin training tidak menjawab gap yang sebenarnya, atau masalahnya bukan berasal dari kemampuan karyawan.
KantorKu juga memasukkan indikator seperti performa terhambat, kebutuhan pengembangan kompetensi, dan kesulitan beradaptasi sebagai bagian dari konteks skill gap.
Tidak semua kesenjangan memiliki bentuk yang sama. Memahami jenisnya membantu HR menentukan metode assessment dan intervensi yang sesuai.
Knowledge gap terjadi ketika karyawan belum memiliki pengetahuan yang dibutuhkan.
Contohnya, seorang staf payroll belum memahami aturan atau konsep tertentu yang diperlukan dalam pekerjaannya.
Intervensi yang mungkin diberikan:
Technical skill gap berkaitan dengan kemampuan teknis yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan.
Contohnya:
Soft skill berkaitan dengan kemampuan seperti:
Performance gap menunjukkan perbedaan antara hasil aktual dengan standar hasil kerja yang diharapkan.
Performance gap perlu dianalisis lebih lanjut karena tidak selalu disebabkan oleh skill.
Individual gap terjadi pada satu karyawan tertentu.
Analisis ini berguna untuk:
Team skill gap melihat kemampuan secara kolektif.
Contohnya, sebuah tim marketing memiliki banyak anggota yang kuat di content creation, tetapi hanya sedikit yang menguasai data analytics.
Organizational skill gap melihat kemampuan pada tingkat organisasi secara lebih luas.
Analisis ini berguna untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi bisnis.
Strategic skill gap berkaitan dengan kemampuan yang diperlukan untuk kebutuhan bisnis masa depan.
Misalnya perusahaan akan melakukan transformasi digital. Saat ini kemampuan AI atau data analytics belum terlalu dibutuhkan untuk beberapa posisi, tetapi dalam dua tahun mendatang kemampuan tersebut menjadi penting.
Ketiga istilah tersebut sering digunakan secara bergantian, padahal memiliki fokus yang berbeda.
| Konsep | Fokus Utama | Contoh |
|---|---|---|
| Skill Gap | Keterampilan yang kurang | Tidak mampu menggunakan Excel |
| Knowledge Gap | Pengetahuan yang belum dikuasai | Tidak memahami konsep payroll |
| Competency Gap | Kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan peran | Belum mampu memimpin tim |
| Performance Gap | Perbedaan hasil kerja dengan standar | Target penjualan tidak tercapai |
Competency memiliki cakupan yang lebih luas dibandingkan skill. Kompetensi dapat melibatkan knowledge, skill, ability, maupun aspek perilaku yang mendukung keberhasilan suatu peran.
Argia Academy juga membedakan competency gap analysis dengan skill gap analysis dan menghubungkannya dengan competency assessment, standar kompetensi jabatan, TNA, implementasi pelatihan, serta evaluasi.
Karena itu, HR sebaiknya tidak menggunakan istilah tersebut secara sembarangan.
Kesenjangan skill dapat muncul karena berbagai faktor.
Teknologi berkembang lebih cepat daripada kemampuan organisasi dalam mengembangkan karyawan.
Ketika perusahaan memasuki pasar baru, meluncurkan produk baru, atau mengubah model bisnis, kebutuhan kompetensi juga dapat berubah.
Pekerjaan dapat berkembang tanpa diikuti pembaruan job description dan competency profile.
Akibatnya, standar pekerjaan yang digunakan untuk menilai karyawan sudah tidak sesuai dengan kondisi aktual.
Promosi atau perubahan posisi dapat menciptakan gap baru.
Karyawan yang sangat baik sebagai individual contributor belum tentu langsung memiliki kemampuan yang sama ketika menjadi supervisor.
Jika organisasi tidak memiliki proses pengembangan kompetensi yang jelas, gap dapat semakin besar dari waktu ke waktu.
Beberapa pekerjaan membutuhkan pembaruan pengetahuan secara berkala karena perubahan regulasi atau standar profesional.
Gap juga dapat muncul ketika kemampuan kandidat tidak sepenuhnya sesuai dengan tuntutan pekerjaan.
Analisis yang baik membutuhkan data yang cukup.
Jangan hanya mengandalkan pendapat HR atau self-assessment karyawan.
Digunakan untuk mengetahui tanggung jawab dan aktivitas utama sebuah posisi.
Memberikan gambaran mengenai kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan.
Membantu perusahaan menentukan kompetensi yang dibutuhkan pada setiap jabatan.
KPI membantu menghubungkan kemampuan dengan hasil kerja.
Data performance review dapat menjadi sumber untuk menemukan area yang perlu dikembangkan.
Assessment dapat digunakan untuk mengetahui tingkat penguasaan kemampuan secara lebih terstruktur.
Atasan biasanya memiliki informasi mengenai perilaku dan kemampuan karyawan dalam pekerjaan sehari-hari.
Feedback dari berbagai pihak dapat memberikan perspektif yang lebih lengkap.
Metode ini memungkinkan perusahaan melihat kemampuan melalui tugas yang menyerupai pekerjaan nyata.
