Bagi fresh graduate yang ingin memulai karier di bidang Human Resources (HR), memahami proses administrasi dan pengelolaan data karyawan merupakan salah satu bekal yang berguna. Pekerjaan HR tidak hanya berkaitan dengan proses rekrutmen dan wawancara, tetapi juga mencakup pencatatan data karyawan, pengelolaan kehadiran, administrasi cuti, dokumen kepegawaian, hingga penyusunan laporan sumber daya manusia.
Seiring berkembangnya teknologi, berbagai perusahaan mulai menggunakan sistem digital untuk membantu mengelola proses tersebut. Salah satu teknologi yang banyak dijumpai dalam pengelolaan SDM adalah Human Resource Information System atau HRIS.
Bagi seseorang yang belum memiliki pengalaman kerja, istilah ini mungkin terdengar teknis. Namun, memahami konsep dasarnya dapat dimulai dengan mengenali data apa yang dikelola, bagaimana proses administrasi berjalan, dan bagaimana informasi tersebut digunakan dalam pekerjaan HR sehari-hari.
Artikel ini membahas pengertian, fungsi, fitur, cara kerja, contoh aplikasi, serta langkah belajar yang dapat diikuti oleh pemula. Kamu juga akan mempelajari contoh latihan sederhana untuk memahami pengelolaan data karyawan dan menyiapkan hasil belajar yang dapat ditunjukkan ketika melamar pekerjaan.
HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sistem informasi yang digunakan untuk membantu perusahaan mengelola data dan proses sumber daya manusia secara digital.
Sistem ini dapat digunakan untuk menyimpan informasi karyawan, mengelola kehadiran, memproses pengajuan cuti, mendukung administrasi penggajian, dan menghasilkan laporan sesuai fitur yang tersedia. Dengan sistem yang terintegrasi, informasi yang sebelumnya tersebar di berbagai dokumen dapat dikelola melalui satu platform atau beberapa sistem yang saling terhubung.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memiliki 100 karyawan yang tersebar di beberapa departemen. Tim HR perlu mengetahui identitas karyawan, jabatan, tanggal bergabung, status kepegawaian, serta informasi administrasi lainnya. Jika semua informasi disimpan secara terpisah, proses pencarian dan pembaruan data bisa membutuhkan waktu lebih lama.
Melalui sistem digital, tim HR dapat mengelola informasi tersebut dengan struktur yang lebih teratur. Ketika seorang karyawan berpindah departemen, misalnya, petugas HR dapat memperbarui data sesuai prosedur dan hak akses yang berlaku.
Secara umum, sistem ini membantu perusahaan menjalankan proses administrasi SDM dengan lebih terstruktur. Beberapa tujuan penggunaannya meliputi:
Memusatkan informasi karyawan: data disimpan dalam struktur yang lebih konsisten sehingga lebih mudah ditemukan.
Mendukung administrasi rutin: proses seperti pencatatan kehadiran dan pengajuan cuti dapat dikelola melalui sistem.
Mengurangi pekerjaan berulang: beberapa proses dapat dijalankan secara otomatis sesuai pengaturan aplikasi.
Membantu penyusunan laporan: informasi yang sudah tercatat dapat digunakan untuk menghasilkan rekap dan laporan.
Mendukung pengambilan keputusan: data SDM yang terorganisasi dapat membantu manajemen memahami kondisi tenaga kerja.
Meskipun demikian, kemampuan setiap aplikasi tidak selalu sama. Ada sistem yang berfokus pada administrasi karyawan, sementara sistem lain menyediakan fitur tambahan seperti rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan, dan analisis SDM.
Penggunaan sistem informasi SDM tidak terbatas pada satu jabatan. HR Admin dapat menggunakannya untuk mengelola data dan dokumen, HR Staff untuk mendukung proses administrasi, sedangkan HR Manager dapat memanfaatkan laporan untuk memantau kondisi tenaga kerja.
Karyawan juga mungkin memiliki akses melalui fitur Employee Self-Service untuk melihat informasi tertentu atau mengajukan kebutuhan administratif secara mandiri.
Dengan memahami konsep tersebut, pemula dapat melihat bahwa sistem informasi SDM bukan sekadar aplikasi pencatat data, melainkan alat yang membantu menghubungkan berbagai proses pengelolaan karyawan.
Sebelum mengenal lebih jauh tentang fitur dan penggunaannya, penting untuk memahami masalah yang ingin diselesaikan oleh sistem informasi SDM.
Pada perusahaan yang masih mengandalkan dokumen manual atau spreadsheet terpisah, pengelolaan informasi karyawan dapat menjadi pekerjaan yang cukup kompleks. Tim HR mungkin harus membuka beberapa file untuk memeriksa data identitas, kehadiran, cuti, kontrak kerja, dan informasi administratif lainnya.
Ketika jumlah karyawan bertambah, kebutuhan untuk menjaga konsistensi data juga meningkat. Kesalahan penulisan, data ganda, atau informasi yang belum diperbarui dapat memengaruhi proses administrasi berikutnya.
Berikut beberapa contoh kendala yang dapat muncul dalam pengelolaan SDM.
1. Data tersebar di berbagai dokumen
Informasi karyawan mungkin tersimpan dalam beberapa spreadsheet, folder, atau dokumen yang dikelola oleh orang berbeda. Kondisi ini membuat pencarian informasi memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.
2. Pembaruan informasi tidak konsisten
Ketika karyawan berpindah jabatan atau departemen, perubahan tersebut perlu dicatat pada dokumen yang relevan. Jika pembaruan hanya dilakukan pada satu file, laporan lain berpotensi menggunakan informasi lama.
3. Pembuatan laporan membutuhkan waktu
Rekap jumlah karyawan, kehadiran, atau cuti bisa membutuhkan proses penggabungan dan pemeriksaan data dari berbagai sumber.
4. Pengawasan akses informasi lebih sulit
Dokumen yang dibagikan kepada banyak orang perlu dikelola dengan hati-hati agar informasi sensitif tidak diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Sistem informasi SDM dapat membantu mengurangi sejumlah kendala tersebut melalui pengelolaan data yang lebih terstruktur, pembatasan hak akses, serta alur kerja yang terintegrasi.
Sebagai contoh, perusahaan dapat mengatur agar karyawan mengajukan cuti melalui aplikasi, atasan memberikan persetujuan, dan tim HR memantau catatan cuti melalui sistem yang sama. Proses ini membantu mengurangi kebutuhan untuk memindahkan informasi secara manual di antara beberapa dokumen.
Namun, penggunaan aplikasi tidak otomatis menjamin seluruh proses berjalan tanpa kesalahan. Data tetap perlu diperiksa, aturan akses harus ditetapkan dengan benar, dan pengguna harus memahami prosedur yang berlaku.
Kebutuhan perusahaan bergantung pada jumlah karyawan, kompleksitas administrasi, proses bisnis, anggaran, dan risiko pengelolaan data. Perusahaan kecil mungkin masih dapat menjalankan sebagian administrasi menggunakan spreadsheet, sedangkan perusahaan dengan proses yang lebih kompleks dapat membutuhkan sistem terintegrasi.
Bagi calon profesional HR, memahami alasan penggunaan sistem ini membantu memberikan gambaran tentang bagaimana pekerjaan administrasi berkembang seiring meningkatnya kebutuhan perusahaan.
Fungsi sistem informasi SDM dapat berbeda berdasarkan produk dan konfigurasi yang digunakan perusahaan. Meskipun demikian, terdapat beberapa kelompok fungsi yang umum dijumpai dan relevan untuk dipahami oleh pemula.
Database karyawan berisi informasi yang digunakan untuk mendukung administrasi kepegawaian. Informasi tersebut dapat mencakup identitas, nomor karyawan, jabatan, departemen, tanggal bergabung, status pekerjaan, dan informasi lain sesuai kebutuhan perusahaan.
Dalam pekerjaan sehari-hari, HR Staff dapat bertugas memasukkan data karyawan baru, memperbarui informasi, memeriksa kelengkapan dokumen, serta memastikan data yang tercatat sesuai dengan sumber yang sah.
Pengelolaan database yang baik membutuhkan konsistensi. Misalnya, nama departemen perlu ditulis menggunakan format yang seragam agar laporan tidak memisahkan satu departemen menjadi beberapa kategori hanya karena perbedaan penulisan.
Fitur kehadiran membantu perusahaan mencatat atau mengintegrasikan informasi mengenai jam masuk, jam pulang, keterlambatan, dan rekap kehadiran.
Tergantung pada sistem yang digunakan, data dapat berasal dari aplikasi seluler, mesin absensi, perangkat lain, atau integrasi dengan sistem eksternal.
Tim HR dapat menggunakan informasi tersebut untuk memeriksa rekap kehadiran, menindaklanjuti ketidaksesuaian data, dan menyiapkan laporan sesuai prosedur perusahaan.
Penting untuk dipahami bahwa catatan kehadiran tidak selalu menjelaskan seluruh kondisi karyawan. Ketidakhadiran, misalnya, dapat berkaitan dengan cuti, izin, tugas luar, atau alasan lain yang perlu diverifikasi sesuai kebijakan perusahaan.
Sistem dapat membantu mencatat pengajuan cuti, status persetujuan, serta saldo cuti apabila fitur tersebut tersedia.
Contohnya, seorang karyawan mengajukan cuti selama dua hari. Atasan kemudian meninjau permohonan tersebut, memberikan persetujuan atau penolakan, dan sistem memperbarui status permohonan sesuai alur yang ditetapkan.
Bagi HR Staff, informasi ini membantu pemantauan administrasi cuti dan penyusunan rekap bulanan. Namun, petugas tetap perlu memahami kebijakan perusahaan, ketentuan yang berlaku, serta prosedur pencatatan yang digunakan.
Payroll merupakan proses penggajian yang melibatkan perhitungan komponen pendapatan, potongan, dan jumlah pembayaran kepada karyawan.
Sistem informasi SDM dapat menyediakan data yang dibutuhkan untuk proses tersebut, seperti informasi karyawan, kehadiran, lembur, atau perubahan status kepegawaian. Beberapa aplikasi memiliki modul payroll terintegrasi, sementara aplikasi lain memerlukan sistem penggajian terpisah.
Karena itu, jangan menganggap setiap sistem informasi SDM secara otomatis menghitung seluruh komponen gaji. Kemampuan tersebut bergantung pada fitur, konfigurasi, integrasi, serta prosedur penggajian perusahaan.
Sebagian sistem memiliki fitur rekrutmen atau terhubung dengan aplikasi khusus untuk mengelola kandidat, tahapan seleksi, dan administrasi penerimaan karyawan.
Setelah kandidat diterima, informasi yang relevan dapat digunakan untuk mendukung proses onboarding, seperti pencatatan data karyawan baru, kelengkapan dokumen, dan penyiapan informasi pekerjaan.
Bagi pemula, memahami hubungan antara rekrutmen, onboarding, dan administrasi karyawan membantu memberikan gambaran bahwa proses HR saling berkaitan, meskipun tidak semuanya selalu berada dalam satu aplikasi.
Data yang tersimpan dapat digunakan untuk menghasilkan laporan mengenai jumlah karyawan, komposisi departemen, kehadiran, atau pergerakan tenaga kerja.
Laporan tersebut membantu HR memantau kondisi administrasi dan menyediakan informasi bagi manajemen. Meski begitu, kualitas laporan bergantung pada kelengkapan, konsistensi, dan ketepatan data yang digunakan.
Kesimpulannya, manfaat utama sistem informasi SDM bukan sekadar mengubah dokumen kertas menjadi dokumen digital. Sistem yang digunakan dengan benar dapat membantu proses administrasi berjalan lebih terstruktur dan membuat informasi lebih mudah digunakan oleh pihak yang berwenang.
HRIS untuk pemula dapat dipahami dengan melihat alur pengelolaan informasi dari awal hingga menjadi laporan yang dapat digunakan oleh perusahaan. Pada dasarnya, sistem menerima data, menyimpannya sesuai struktur yang ditetapkan, memproses informasi berdasarkan fitur yang tersedia, kemudian menyajikannya kepada pengguna yang memiliki hak akses.
Untuk memudahkan pemahaman, berikut tahapan umum yang dapat ditemukan dalam berbagai sistem informasi SDM.
Proses dimulai ketika informasi dimasukkan ke dalam sistem oleh pengguna yang berwenang. Contohnya adalah memasukkan data karyawan baru, memperbarui jabatan, mencatat perubahan departemen, atau mengajukan cuti.
Pada tahap ini, ketelitian sangat penting. Kesalahan nomor identitas, tanggal bergabung, atau nama departemen dapat menyebabkan informasi yang ditampilkan pada laporan menjadi tidak akurat.
Setelah dimasukkan, informasi disimpan dalam struktur data yang digunakan oleh aplikasi. Pengguna dapat mengakses informasi tertentu sesuai peran dan kewenangan yang diberikan.
Misalnya, HR Staff dapat memiliki izin untuk memperbarui informasi administratif, sementara karyawan hanya dapat melihat atau mengubah informasi tertentu melalui fitur mandiri.
Pengaturan tersebut bergantung pada kebijakan perusahaan dan kemampuan aplikasi. Karena data karyawan dapat bersifat sensitif, perusahaan perlu mengelola hak akses secara hati-hati.
Sistem kemudian menjalankan proses sesuai fitur yang digunakan. Contohnya adalah menghitung saldo cuti, merekap kehadiran, memperbarui status permohonan, atau menggabungkan informasi untuk keperluan pelaporan.
Tidak semua proses dilakukan secara otomatis. Beberapa aktivitas tetap membutuhkan pemeriksaan, persetujuan, atau tindakan manual dari pengguna.
Informasi yang telah tersimpan dan diproses dapat ditampilkan sebagai daftar karyawan, rekap kehadiran, laporan cuti, atau ringkasan lainnya.
Laporan tersebut membantu HR memeriksa informasi tanpa harus mengumpulkan data secara manual dari berbagai sumber, selama data dan konfigurasi sistem sudah sesuai.
Bayangkan seorang karyawan ingin mengambil cuti selama dua hari. Dalam sistem yang memiliki fitur pengelolaan cuti, alurnya dapat berjalan sebagai berikut:
Karyawan memasukkan tanggal dan jenis cuti.
Sistem mencatat permohonan dan, jika tersedia, memeriksa saldo cuti.
Atasan atau pihak yang berwenang menerima permohonan untuk ditinjau.
Setelah keputusan diberikan, status permohonan diperbarui.
Catatan cuti digunakan untuk administrasi dan laporan terkait.
Alur tersebut memperlihatkan bagaimana beberapa pengguna dapat berinteraksi dengan data yang sama tanpa harus memindahkan informasi secara manual di setiap tahap.
Bagi pemula, memahami hubungan antara input, penyimpanan, pemrosesan, dan laporan merupakan fondasi yang berguna sebelum mempelajari menu atau fitur aplikasi tertentu.
Setiap aplikasi memiliki tampilan dan istilah yang berbeda. Oleh karena itu, pemula sebaiknya memahami tujuan setiap kelompok fitur terlebih dahulu, kemudian mempelajari bagaimana fitur tersebut digunakan pada aplikasi yang tersedia.
Fitur ini digunakan untuk menyimpan informasi karyawan, seperti nama, ID karyawan, jabatan, departemen, tanggal bergabung, dan status kepegawaian.
Dalam praktiknya, HR Staff dapat menggunakan fitur tersebut untuk mencari data, memperbarui informasi, atau memeriksa kelengkapan catatan karyawan.
Fitur pengelolaan kehadiran membantu mencatat atau mengintegrasikan data kehadiran karyawan. Informasi yang tersedia dapat berupa waktu masuk, waktu pulang, keterlambatan, dan rekap kehadiran.
Pemula perlu memahami bagaimana data tersebut diperoleh, bagaimana ketidaksesuaian diperiksa, serta bagaimana laporan kehadiran digunakan dalam proses administrasi.
Fitur ini berkaitan dengan pengajuan, persetujuan, dan pencatatan cuti atau izin.
Pengguna perlu memahami status permohonan, aturan persetujuan, dan hubungan antara data cuti dengan catatan administrasi lainnya. Istilah dan alurnya dapat berbeda tergantung aplikasi.
Fitur payroll mendukung pengelolaan penggajian, seperti pengolahan komponen pendapatan, potongan, dan informasi pembayaran. Pada beberapa aplikasi, fitur ini terintegrasi dengan data kehadiran dan administrasi karyawan.
Karena penggajian berkaitan dengan data keuangan dan ketentuan yang berlaku, pemula perlu membedakan antara memahami alur sistem dan memiliki kewenangan untuk melakukan perhitungan atau menyetujui pembayaran.
Employee Self-Service merupakan fitur yang memungkinkan karyawan mengakses informasi atau melakukan tindakan administratif secara mandiri sesuai hak aksesnya.
Contohnya adalah melihat informasi pribadi, mengajukan cuti, atau mengunduh dokumen tertentu jika fitur tersebut disediakan.
Fitur ini membantu membagi tanggung jawab administratif antara karyawan, atasan, dan tim HR.
Fitur pelaporan membantu pengguna menyusun ringkasan informasi dari data yang tersedia. Bentuknya dapat berupa tabel, grafik, atau laporan berkala.
Sementara itu, analisis SDM menggunakan data untuk memahami pola tertentu, seperti perubahan jumlah karyawan, komposisi departemen, atau tren kehadiran. Kemampuan analitik setiap aplikasi dapat berbeda.
Beberapa platform menyediakan fitur untuk mendukung rekrutmen, mulai dari pengelolaan kandidat hingga administrasi penerimaan karyawan.
Fitur onboarding dapat membantu perusahaan mencatat tahapan awal karyawan bergabung, kelengkapan dokumen, dan informasi yang dibutuhkan untuk memulai pekerjaan.
Bagi pemula, tidak perlu langsung menguasai seluruh fitur. Mulailah dengan database karyawan, kehadiran, cuti, dan pelaporan dasar karena kelompok fungsi tersebut memberikan gambaran yang cukup jelas mengenai pengelolaan informasi SDM.
Ketika mempelajari teknologi HR, kamu mungkin menemukan istilah HRIS, HRMS, payroll software, dan spreadsheet. Keempatnya saling berkaitan, tetapi tidak selalu memiliki fungsi yang sama.
HRIS merupakan singkatan dari Human Resource Information System, sedangkan HRMS adalah Human Resource Management System.
Secara umum, HRIS sering digunakan untuk menggambarkan sistem informasi dan administrasi SDM, sedangkan HRMS dapat merujuk pada platform dengan cakupan pengelolaan SDM yang lebih luas. Namun, batasan kedua istilah tersebut tidak selalu konsisten karena setiap penyedia aplikasi dapat menggunakan istilah pemasaran yang berbeda.
Karena itu, ketika membandingkan aplikasi, perhatikan fitur aktualnya daripada hanya mengandalkan nama kategori produk.
Payroll software secara khusus berfokus pada proses penggajian, termasuk pengolahan komponen pendapatan dan potongan sesuai pengaturan sistem.
Sementara itu, HRIS dapat mencakup berbagai proses lain, seperti pengelolaan data karyawan, kehadiran, cuti, dan pelaporan. Beberapa platform menggabungkan fungsi payroll ke dalam sistem yang sama, sedangkan platform lainnya menggunakan integrasi dengan aplikasi terpisah.
Excel dan Google Sheets merupakan alat spreadsheet yang dapat digunakan untuk mencatat, mengolah, dan menganalisis data. Keduanya berguna untuk mempelajari dasar pengelolaan informasi, terutama bagi seseorang yang belum memiliki akses ke aplikasi perusahaan.
Namun, spreadsheet tidak otomatis menyediakan alur persetujuan, pengaturan hak akses berdasarkan peran, atau integrasi proses HR seperti yang mungkin tersedia dalam aplikasi khusus.
Aspek | Spreadsheet | Sistem informasi SDM |
|---|---|---|
Pencatatan data | Melalui tabel, rumus, dan input manual | Melalui formulir atau modul yang tersedia |
Persetujuan | Sering dikelola melalui proses terpisah | Dapat menggunakan alur persetujuan terintegrasi |
Pelaporan | Menggunakan rumus, tabel pivot, atau visualisasi | Dapat menggunakan laporan bawaan atau integrasi |
Hak akses | Bergantung pada pengaturan file dan platform | Dapat diatur berdasarkan peran dan kewenangan |
Integrasi proses | Memerlukan pengaturan tambahan | Bergantung pada fitur dan koneksi sistem |
Untuk pemula, mempelajari spreadsheet merupakan langkah awal yang masuk akal. Setelah memahami struktur data dan alur administrasi, pembelajaran dapat dilanjutkan dengan mempelajari aplikasi HRIS yang digunakan oleh perusahaan atau tersedia untuk latihan.
HRIS untuk pemula juga perlu dipahami dari sudut pandang jenis kebutuhan yang dilayani oleh sistem tersebut. Tidak semua perusahaan menggunakan aplikasi dengan cakupan yang sama. Ada perusahaan yang hanya membutuhkan dukungan administrasi dasar, sementara perusahaan lain memerlukan sistem yang mencakup perencanaan tenaga kerja, pengembangan karyawan, dan analisis SDM.
1. Operational HRIS
Sistem ini berkaitan dengan aktivitas administrasi rutin, seperti pengelolaan data karyawan, kehadiran, cuti, dan informasi kepegawaian. Fungsi operasional biasanya menjadi titik awal yang mudah dipahami oleh pemula.
2. Tactical HRIS
Sistem dengan fungsi yang mendukung aktivitas seperti rekrutmen, pelatihan, perencanaan kebutuhan karyawan, dan pengembangan kompetensi. Data yang tersedia dapat membantu tim HR merencanakan aktivitas SDM berdasarkan kebutuhan organisasi.
3. Strategic HRIS
Sistem ini berkaitan dengan penggunaan informasi SDM untuk mendukung perencanaan jangka panjang. Contohnya adalah analisis komposisi tenaga kerja, perencanaan suksesi, dan pemantauan kebutuhan kompetensi.
Pembagian tersebut merupakan cara konseptual untuk memahami fungsi informasi SDM. Dalam praktiknya, satu platform dapat menggabungkan beberapa fungsi sekaligus.
Ada beberapa aplikasi yang dapat dijadikan referensi ketika mulai mempelajari teknologi HR di Indonesia. Contohnya meliputi Mekari Talenta, GreatDay HR, dan LinovHR.
Aplikasi-aplikasi tersebut memiliki penawaran fitur dan konfigurasi yang dapat berbeda. Sebelum memilih aplikasi untuk dipelajari, periksa situs resmi penyedia untuk memahami fungsi yang tersedia, materi demonstrasi, panduan pengguna, atau akses percobaan jika ditawarkan.
Beberapa hal yang dapat diperhatikan saat mengenal aplikasi meliputi:
Cara menambahkan dan memperbarui data karyawan.
Cara mencari informasi berdasarkan ID atau nama.
Cara mencatat kehadiran dan pengajuan cuti.
Cara melihat atau membuat laporan.
Cara pengaturan hak akses dan perlindungan informasi.
Tidak perlu mencoba seluruh aplikasi sekaligus. Memilih satu sistem untuk dipelajari terlebih dahulu akan membantu proses belajar menjadi lebih terarah.
Mulailah dari proses yang paling dekat dengan pekerjaan administrasi HR, kemudian lanjutkan ke fungsi yang lebih kompleks. Jika belum memiliki akses ke sistem tertentu, gunakan tutorial resmi atau latihan spreadsheet dengan data fiktif.
Perlu diingat bahwa memahami alur administrasi melalui spreadsheet tidak sama dengan memiliki pengalaman langsung mengoperasikan aplikasi HRIS. Keduanya tetap berguna, tetapi memberikan pengalaman belajar yang berbeda.
HRIS untuk pemula sebaiknya dipelajari secara bertahap, dimulai dari pemahaman proses HR dan dasar pengelolaan data sebelum beralih ke fitur aplikasi yang lebih kompleks. Pendekatan ini membantu menghubungkan apa yang dipelajari dengan tugas yang mungkin ditemui dalam pekerjaan HR sehari-hari.
Sebelum mempelajari aplikasi, pahami jenis informasi yang dikelola oleh tim HR. Beberapa konsep dasar yang perlu dikenali meliputi data karyawan, jabatan, departemen, status kepegawaian, kehadiran, cuti, dan dokumen administrasi.
Kamu juga perlu memahami mengapa data tersebut dibutuhkan, siapa yang berwenang memperbaruinya, dan bagaimana perubahan informasi dicatat.
Misalnya, perubahan jabatan bukan hanya perubahan satu kolom dalam database. Informasi tersebut mungkin juga berkaitan dengan struktur organisasi, atasan, departemen, dan dokumen kepegawaian yang perlu diperbarui sesuai prosedur.
Spreadsheet dapat menjadi media latihan awal untuk memahami struktur data dan administrasi HR.
Mulailah dengan keterampilan berikut:
Membuat tabel dengan kolom yang terstruktur.
Menggunakan filter dan pengurutan data.
Memahami rumus dasar seperti COUNTIF, SUMIF, dan fungsi tanggal.
Menggunakan fungsi pencarian seperti XLOOKUP atau VLOOKUP.
Membuat Pivot Table untuk merangkum data.
Memeriksa data kosong, duplikat, dan format yang tidak konsisten.
Keterampilan tersebut membantu pemula memahami bagaimana data diorganisasi sebelum mempelajari pengelolaan data melalui aplikasi khusus.
Setelah memahami proses administrasi dasar, kenali alur yang umum digunakan dalam sistem informasi SDM.
Sebagai contoh, pelajari bagaimana data karyawan ditambahkan, diperbarui, dicari, dan digunakan untuk membuat laporan. Jika tersedia, coba fitur pengajuan cuti atau simulasi perubahan data menggunakan lingkungan latihan.
Jangan hanya menghafal posisi menu. Pahami tujuan setiap tindakan, informasi apa yang diperlukan, dan bagaimana perubahan tersebut memengaruhi catatan administrasi.
Cari panduan dari penyedia aplikasi, dokumentasi pengguna, video demonstrasi, atau materi pelatihan yang relevan. Ikuti langkah yang ditunjukkan sambil mencatat istilah dan fungsi yang baru dikenal.
Jika tersedia akses demo, gunakan hanya untuk kegiatan pembelajaran yang diizinkan. Jangan memasukkan data pribadi karyawan atau informasi perusahaan tanpa kewenangan.
Dalam administrasi HR, ketelitian merupakan bagian penting dari pekerjaan. Pemula perlu membiasakan diri memeriksa apakah informasi yang dimasukkan sudah lengkap dan konsisten.
Contohnya, periksa apakah setiap karyawan memiliki ID unik, tanggal menggunakan format yang sama, dan nama departemen tidak memiliki variasi penulisan yang tidak diperlukan.
Latihan ini mungkin terlihat sederhana, tetapi membantu membangun kebiasaan kerja yang berguna dalam pengelolaan data.
Setelah memahami konsep dasar, buat proyek latihan yang dapat menjelaskan apa yang sudah dipelajari. Contohnya adalah database karyawan fiktif, rekap kehadiran, laporan cuti, atau dashboard HR sederhana.
Simpan dokumentasi yang menjelaskan tujuan latihan, struktur data, langkah pengerjaan, dan hasilnya. Dengan begitu, kamu memiliki bukti proses belajar yang dapat digunakan untuk menjelaskan keterampilan saat wawancara kerja.
Ingat bahwa hasil latihan bukan pengganti pengalaman profesional. Namun, proyek yang disusun secara jujur dapat membantu menunjukkan pemahaman dasar dan kemampuan belajar.
HRIS untuk pemula akan lebih mudah dipahami jika disertai latihan yang menyerupai pekerjaan administrasi HR. Kamu tidak harus langsung menggunakan aplikasi berbayar untuk memulai. Proyek sederhana menggunakan data fiktif dapat membantu memahami proses pengelolaan informasi sebelum mencoba fitur pada sistem profesional.
Bayangkan sebuah perusahaan bernama PT Contoh Mandiri memiliki 20 karyawan yang tersebar di empat departemen: Human Resources, Finance, Marketing, dan Operations.
Tim HR membutuhkan database sederhana untuk mengetahui jumlah karyawan, distribusi departemen, tanggal bergabung, serta status kepegawaian. Sebagai latihan, kamu dapat membuat tabel menggunakan Excel atau Google Sheets.
Berikut contoh struktur data yang bisa digunakan.
ID Karyawan | Nama Fiktif | Departemen | Jabatan | Status |
|---|---|---|---|---|
EMP001 | Andi Pratama | HR | HR Staff | Aktif |
EMP002 | Bunga Lestari | Finance | Finance Staff | Aktif |
EMP003 | Citra Maharani | Marketing | Marketing Staff | Aktif |
EMP004 | Dimas Saputra | Operations | Operations Staff | Aktif |
EMP005 | Eka Permata | HR | HR Admin | Aktif |
Nama, ID, dan data di atas hanya contoh untuk latihan, bukan informasi karyawan sungguhan.
Buat satu baris untuk setiap karyawan dan gunakan nama kolom yang konsisten. Jika terdapat kolom ID karyawan, pastikan setiap ID bersifat unik agar data tidak tertukar.
Kolom tambahan dapat mencakup tanggal bergabung, jenis status kepegawaian, atau lokasi kerja sesuai kebutuhan simulasi.
Hindari memasukkan data sensitif seperti nomor identitas resmi, alamat rumah, informasi rekening, atau data kesehatan. Informasi tersebut tidak dibutuhkan untuk latihan dasar.
Setelah data disusun, lakukan pemeriksaan terhadap beberapa kemungkinan kesalahan:
ID karyawan yang muncul lebih dari satu kali.
Kolom yang belum terisi.
Penulisan departemen yang tidak konsisten.
Format tanggal yang berbeda.
Status kepegawaian yang tidak sesuai dengan daftar kategori.
Contohnya, penulisan “Human Resources”, “HR”, dan “H.R.” dapat menghasilkan kategori terpisah ketika data dirangkum. Menetapkan format yang konsisten akan membantu menghasilkan laporan yang lebih akurat.
Gunakan filter, rumus, atau Pivot Table untuk menghitung jumlah karyawan berdasarkan departemen dan status kepegawaian.
Sebagai contoh, kamu dapat membuat tabel ringkasan berisi jumlah karyawan di setiap departemen. Dari hasil tersebut, pembaca dapat memahami bagaimana data mentah diubah menjadi informasi yang lebih mudah dibaca.
Setelah rekap tersedia, buat visualisasi sederhana berupa grafik jumlah karyawan per departemen atau ringkasan status kepegawaian.
Dashboard tidak perlu memiliki banyak grafik. Pilih visualisasi yang menjawab pertanyaan tertentu, misalnya berapa jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagaimana komposisi status kepegawaian dalam data latihan.
Simpan hasil kerja dalam bentuk spreadsheet dan dokumen singkat yang menjelaskan tujuan, struktur data, metode pemeriksaan, dan hasil laporan.
Proyek ini dapat digunakan sebagai bahan portofolio pembelajaran. Saat melamar pekerjaan, jelaskan bahwa proyek tersebut merupakan simulasi menggunakan data fiktif, bukan pekerjaan yang pernah dilakukan untuk perusahaan sungguhan.
Dari latihan ini, kamu dapat mempelajari dasar pengelolaan data, validasi informasi, penyusunan laporan, dan pentingnya konsistensi administrasi. Setelah itu, lanjutkan dengan mencoba aplikasi HRIS melalui materi demonstrasi atau akses latihan resmi jika tersedia.
HRIS untuk pemula bukan hanya soal memahami aplikasi, tetapi juga mengembangkan keterampilan yang mendukung pekerjaan pengelolaan data dan administrasi SDM. Kemampuan teknis akan lebih berguna jika disertai pemahaman proses HR, ketelitian, dan kesadaran mengenai kerahasiaan informasi.
Pengguna perlu memeriksa kelengkapan, konsistensi, dan ketepatan informasi. Kesalahan sederhana seperti ID ganda atau tanggal yang tidak sesuai dapat memengaruhi hasil laporan.
Pemula perlu mengenali istilah dan proses dasar seperti data karyawan, status kepegawaian, cuti, kehadiran, dan perubahan jabatan. Pengetahuan tersebut membantu menjelaskan alasan suatu informasi dicatat dan bagaimana data digunakan dalam proses HR.
Excel atau Google Sheets dapat membantu mengembangkan kemampuan mengolah data, menggunakan rumus, membuat rekap, dan menyusun laporan. Kemampuan ini juga dapat menjadi dasar sebelum mempelajari aplikasi HRIS tertentu.
Pengguna perlu memahami hubungan antara input data, proses persetujuan, pembaruan informasi, dan pelaporan. Kemampuan mengikuti alur dengan benar membantu mengurangi kesalahan dalam pekerjaan administratif.
Data karyawan dapat mencakup informasi pribadi dan administratif yang tidak boleh dibagikan secara sembarangan. Pemula perlu memahami pentingnya hak akses, penggunaan data sesuai kewenangan, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Setiap aplikasi memiliki antarmuka, istilah, dan cara kerja yang berbeda. Kemampuan membaca dokumentasi, mengikuti panduan, mencoba fitur yang diizinkan, dan mencatat proses pembelajaran akan membantu ketika harus beradaptasi dengan sistem baru.
Kombinasi keterampilan tersebut dapat menjadi bekal awal untuk memahami pekerjaan HR yang berkaitan dengan pengelolaan data. Namun, tingkat kemampuan yang dibutuhkan akan berbeda menurut jabatan, perusahaan, dan tanggung jawab pekerjaan.
HRIS untuk pemula akan lebih mudah dipelajari jika proses belajar tidak hanya berfokus pada fitur aplikasi, tetapi juga memperhatikan kualitas data, konteks pekerjaan, dan batasan latihan.
Mengetahui letak tombol atau menu belum tentu berarti memahami tujuan proses yang dilakukan. Misalnya, pengguna perlu mengetahui mengapa perubahan data karyawan harus dicatat dan siapa yang berwenang menyetujuinya.
Cara menghindarinya: pelajari tujuan setiap proses terlebih dahulu, kemudian pahami bagaimana fitur aplikasi mendukung proses tersebut.
Setiap penyedia aplikasi dapat menawarkan fitur, istilah, dan alur kerja yang berbeda. Tutorial dari satu aplikasi belum tentu dapat diterapkan langsung pada aplikasi lain.
Cara menghindarinya: periksa dokumentasi resmi dan pelajari sistem yang benar-benar digunakan dalam konteks latihan.
Data yang tidak konsisten dapat menghasilkan laporan yang keliru. Karena itu, pemula perlu membiasakan diri memeriksa data sebelum membuat rekap.
Cara menghindarinya: gunakan daftar pemeriksaan untuk memastikan ID unik, kolom penting terisi, dan kategori data ditulis secara konsisten.
Informasi karyawan harus ditangani dengan hati-hati. Menggunakan data nyata untuk latihan tanpa kewenangan dapat menimbulkan risiko privasi dan keamanan.
Cara menghindarinya: gunakan data fiktif atau data yang secara jelas telah diizinkan untuk kegiatan pembelajaran.
Spreadsheet dapat membantu memahami dasar pengelolaan data, tetapi tidak sepenuhnya menggambarkan penggunaan aplikasi HRIS dengan fitur persetujuan, integrasi, dan hak akses.
Cara menghindarinya: jelaskan jenis latihan yang telah dilakukan secara jujur, kemudian cari kesempatan mempelajari aplikasi secara langsung melalui demonstrasi, pelatihan, atau lingkungan latihan yang tersedia.
HRIS untuk pemula dapat menjadi salah satu materi yang relevan bagi fresh graduate yang ingin melamar posisi HR Admin, HR Staff, atau pekerjaan lain yang berkaitan dengan administrasi karyawan. Meskipun demikian, kebutuhan setiap posisi berbeda sehingga penting untuk memeriksa deskripsi pekerjaan yang dituju.
Beberapa posisi yang dapat berkaitan dengan penggunaan sistem informasi SDM antara lain:
HR Admin: mendukung administrasi karyawan, dokumen, dan pembaruan data.
HR Staff: membantu menjalankan proses administrasi serta aktivitas HR sesuai tanggung jawab jabatan.
People Operations: mendukung proses operasional yang berkaitan dengan pengalaman dan administrasi karyawan.
Payroll Staff: mengelola atau mendukung proses penggajian sesuai prosedur perusahaan.
HR Operations: membantu menjaga kelancaran proses administrasi dan sistem operasional HR.
Tidak semua posisi tersebut menggunakan aplikasi yang sama. Sebagian perusahaan mungkin mensyaratkan pengalaman dengan software tertentu, sementara perusahaan lain lebih menekankan kemampuan administrasi dan pengolahan data.
Jika belum memiliki pengalaman kerja, kamu dapat mencantumkan proyek pembelajaran yang benar-benar telah dikerjakan. Contohnya:
Membuat database karyawan fiktif menggunakan spreadsheet.
Menyusun laporan kehadiran dari data simulasi.
Membuat dashboard HR sederhana.
Mempelajari alur administrasi melalui tutorial aplikasi HRIS.
Pastikan setiap proyek diberi keterangan sebagai latihan atau proyek pribadi. Hindari menulis seolah-olah kamu pernah mengelola database karyawan perusahaan jika hal tersebut belum pernah dilakukan.
Selain memahami sistem informasi SDM, fresh graduate juga perlu mempelajari administrasi HR, proses rekrutmen, dokumen kepegawaian, komunikasi profesional, dan keterampilan lain sesuai posisi yang dituju.
Jika ingin mempelajari berbagai kompetensi tersebut secara lebih terstruktur, kamu dapat mempertimbangkan program pelatihan HR yang mencakup dasar administrasi, praktik pengelolaan data, dan pengenalan aplikasi yang relevan.
Sebagai salah satu pilihan, kamu dapat mengenal program Bootcamp Human Resources Talentiv. Pelajari kurikulum, fasilitas, jadwal, dan persyaratan program sebelum menentukan pilihan belajar.
Pelatihan dapat membantu menyusun proses belajar yang lebih terarah, tetapi tidak menggantikan pengalaman kerja dan tidak menjamin diterima pada posisi tertentu.
Memahami sistem informasi SDM merupakan salah satu langkah untuk mengenal proses administrasi dan pengelolaan data dalam pekerjaan Human Resources. Pembelajaran dapat dimulai dari hal sederhana, seperti memahami database karyawan, mencatat kehadiran, mengelola informasi cuti, hingga menyusun laporan menggunakan spreadsheet.
Bagi fresh graduate, proses belajar tidak harus dimulai dengan menguasai seluruh fitur aplikasi sekaligus. Fokuslah pada pemahaman proses HR, ketelitian mengelola data, kemampuan menggunakan spreadsheet, serta latihan melalui simulasi yang relevan. Setelah memahami dasar-dasarnya, kamu dapat melanjutkan pembelajaran melalui tutorial atau demonstrasi aplikasi yang digunakan dalam lingkungan kerja.
Membuat proyek latihan dengan data fiktif juga dapat membantu menunjukkan keterampilan yang sudah dipelajari. Dengan pendekatan bertahap, kamu bisa membangun pemahaman yang lebih terstruktur dan mengetahui kompetensi apa saja yang masih perlu dikembangkan sebelum melamar pekerjaan di bidang HR.
Jika ingin mempelajari administrasi HR, pengelolaan data, dan keterampilan pendukung lainnya melalui pembelajaran yang lebih terarah, kamu dapat mengenal program pelatihan Human Resources dari Talentiv. Sesuaikan pilihan program dengan kebutuhan belajar, kurikulum, dan posisi pekerjaan yang ingin kamu tuju.
