Exit interview adalah proses wawancara antara perusahaan dan karyawan yang akan meninggalkan pekerjaannya untuk memahami alasan pengunduran diri, mengevaluasi pengalaman kerja, serta mengumpulkan masukan bagi perbaikan perusahaan. Bagi tim Human Resources (HR), proses ini dapat menjadi sumber informasi penting untuk mengetahui faktor yang memengaruhi kepuasan karyawan, hubungan dengan atasan, lingkungan kerja, hingga peluang pengembangan karier.
Ketika seorang karyawan mengajukan resign, perusahaan tidak cukup hanya menyelesaikan administrasi pengunduran diri. HR juga perlu memahami pengalaman karyawan selama bekerja, termasuk hal-hal yang mendorongnya bertahan maupun faktor yang membuatnya memilih pergi. Informasi tersebut dapat membantu perusahaan mengidentifikasi persoalan yang sebelumnya tidak terlihat melalui evaluasi kinerja atau survei kepuasan karyawan.
Namun, wawancara keluar tidak seharusnya menjadi sesi untuk mencari kesalahan atau mempertahankan karyawan yang sudah mengambil keputusan. Proses ini perlu dilakukan secara profesional, objektif, dan terbuka agar karyawan merasa nyaman menyampaikan pengalamannya.
Lantas, apa saja tujuan wawancara keluar, pertanyaan yang perlu diajukan, dan cara menyusun formulirnya? Simak pembahasan berikut yang akan dibahas Talentiv untuk memahami prosesnya secara menyeluruh dan menerapkannya dalam praktik HR.
Exit interview adalah wawancara yang dilakukan perusahaan kepada karyawan yang akan meninggalkan organisasi, baik karena mengundurkan diri secara sukarela maupun dalam kondisi tertentu yang melibatkan berakhirnya hubungan kerja. Wawancara ini bertujuan memperoleh informasi mengenai pengalaman karyawan selama bekerja, alasan meninggalkan perusahaan, serta saran yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi.
Dalam praktiknya, wawancara keluar umumnya dikelola oleh tim HR. Pelaksanaannya dapat berupa percakapan langsung, pertemuan daring, atau pengisian formulir tertulis. Metode yang digunakan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, kebutuhan informasi, dan kondisi karyawan yang bersangkutan.
Misalnya, seorang karyawan memutuskan resign setelah bekerja selama tiga tahun. Dalam wawancara, karyawan tersebut menjelaskan bahwa ia menyukai timnya, tetapi merasa tidak memiliki kesempatan untuk mengembangkan keterampilan dan mendapatkan promosi. Informasi ini dapat menjadi masukan bagi HR untuk mengevaluasi sistem pengembangan karier di perusahaan.
Contoh tersebut menunjukkan bahwa keputusan resign tidak selalu disebabkan oleh satu faktor. Karyawan bisa saja menyukai rekan kerja dan budaya perusahaan, tetapi tetap memilih pergi karena kompensasi, beban kerja, hubungan dengan atasan, atau kesempatan karier yang dianggap kurang sesuai dengan kebutuhannya.
Hasil wawancara perlu dipahami sebagai salah satu sumber informasi, bukan sebagai gambaran mutlak mengenai kondisi seluruh organisasi. HR tetap perlu membandingkannya dengan data lain, seperti tingkat turnover, hasil survei karyawan, evaluasi kinerja, dan informasi dari tim terkait.
Meskipun sama-sama disebut wawancara, keduanya memiliki tujuan yang berbeda. Wawancara kerja digunakan untuk menilai kesesuaian kandidat dengan posisi yang ditawarkan, sedangkan wawancara keluar berfokus pada pengalaman karyawan yang akan meninggalkan perusahaan.
Berikut perbedaannya.
| Aspek | Exit Interview | Wawancara Kerja |
|---|---|---|
| Tujuan | Mengevaluasi pengalaman dan alasan karyawan keluar | Menilai kesesuaian kandidat dengan posisi |
| Peserta | Karyawan yang akan meninggalkan perusahaan | Kandidat atau pelamar kerja |
| Pewawancara | HR atau pihak yang ditunjuk perusahaan | HR dan/atau calon atasan |
| Fokus pertanyaan | Pengalaman kerja, alasan resign, dan saran perbaikan | Kompetensi, pengalaman, motivasi, dan kualifikasi |
| Hasil | Masukan untuk evaluasi kebijakan dan pengelolaan SDM | Pertimbangan dalam proses seleksi |
| Waktu pelaksanaan | Menjelang berakhirnya hubungan kerja atau sesuai kebijakan | Selama proses rekrutmen |
Dengan memahami perbedaan tersebut, HR dapat menentukan pendekatan wawancara yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan.
Pelaksanaan wawancara keluar bukan sekadar formalitas sebelum karyawan meninggalkan perusahaan. Jika dilakukan secara terstruktur dan ditindaklanjuti dengan baik, proses ini dapat membantu HR memahami pengalaman karyawan sekaligus menemukan peluang perbaikan dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Berikut beberapa tujuan dan manfaat yang dapat diperoleh perusahaan.
Salah satu tujuan utamanya adalah mengetahui faktor yang mendorong karyawan meninggalkan perusahaan. Alasan tersebut bisa berkaitan dengan kompensasi, beban kerja, hubungan dengan atasan, lingkungan kerja, peluang promosi, atau tawaran pekerjaan lain.
Informasi ini membantu HR melihat apakah keputusan resign lebih banyak dipengaruhi oleh kebutuhan pribadi atau terdapat persoalan di lingkungan kerja yang perlu dievaluasi.
Sebagai contoh, satu karyawan mungkin resign karena ingin melanjutkan pendidikan. Namun, apabila beberapa karyawan dari departemen yang sama menyampaikan bahwa mereka tidak memiliki kesempatan berkembang, HR perlu memeriksa kemungkinan adanya masalah dalam sistem pengembangan karier.
Penting untuk tidak langsung menyimpulkan bahwa satu alasan berlaku bagi semua karyawan. HR perlu mengumpulkan informasi dari beberapa sumber dan mengidentifikasi pola yang berulang sebelum menentukan tindakan.
Lingkungan kerja memengaruhi cara karyawan menjalankan tugas, berkolaborasi, dan berinteraksi dengan rekan kerja. Budaya komunikasi yang kurang terbuka, konflik antartim, atau pembagian tugas yang tidak seimbang dapat memengaruhi pengalaman kerja seseorang.
Melalui wawancara, HR dapat mengetahui bagaimana karyawan menilai suasana kerja, komunikasi internal, dukungan tim, dan penerapan nilai-nilai perusahaan dalam aktivitas sehari-hari.
Contohnya, perusahaan mungkin memiliki nilai kolaborasi sebagai bagian dari budaya organisasinya. Namun, karyawan yang keluar justru mengungkapkan bahwa koordinasi antardepartemen sering terhambat karena setiap tim bekerja dengan prioritas masing-masing.
Masukan seperti ini dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi proses komunikasi, pembagian tanggung jawab, dan koordinasi lintas fungsi.
Hubungan dengan atasan merupakan salah satu aspek yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan karyawan. Cara atasan memberikan arahan, menyampaikan umpan balik, membagi pekerjaan, dan mendukung pengembangan anggota tim dapat memengaruhi pengalaman kerja.
HR dapat menggali apakah karyawan memperoleh arahan yang jelas, merasa didengarkan, dan memiliki kesempatan untuk menyampaikan pendapat.
Apabila sejumlah karyawan dari tim yang sama menyampaikan masalah serupa, HR dapat melakukan evaluasi lebih lanjut terhadap praktik kepemimpinan di tim tersebut.
Meski demikian, masukan dari karyawan yang keluar tidak boleh langsung dianggap sebagai bukti bahwa atasan melakukan kesalahan. HR perlu menjaga objektivitas, memeriksa konteks, dan mengikuti prosedur yang berlaku sebelum mengambil keputusan.
Karyawan dapat meninggalkan perusahaan ketika merasa keterampilan dan potensinya tidak berkembang. Hal ini bisa terjadi karena minimnya pelatihan, jalur promosi yang tidak jelas, kurangnya tantangan pekerjaan, atau ketidaksesuaian antara tanggung jawab dan aspirasi karier.
Wawancara keluar dapat membantu HR memahami apakah karyawan merasa mendapatkan kesempatan untuk belajar dan berkembang selama bekerja.
Misalnya, seorang karyawan telah menjalankan tanggung jawab tambahan selama satu tahun, tetapi tidak memperoleh kejelasan mengenai peluang promosi. Masukan tersebut dapat mendorong HR dan manajer terkait mengevaluasi transparansi jalur karier serta kriteria kenaikan jabatan.
Perusahaan kemudian dapat mempertimbangkan program pelatihan, perencanaan suksesi, pengembangan kompetensi, atau komunikasi yang lebih jelas mengenai peluang internal.
Gaji bukan satu-satunya faktor yang menentukan keputusan karyawan untuk bertahan. Tunjangan, insentif, fleksibilitas kerja, pembagian tugas, jam kerja, dan keseimbangan kehidupan pribadi juga dapat memengaruhi kepuasan karyawan.
Melalui wawancara keluar, HR dapat memperoleh gambaran mengenai bagaimana karyawan menilai aspek-aspek tersebut.
Sebagai contoh, karyawan mungkin merasa kompensasi yang diterima cukup kompetitif, tetapi beban kerja yang terus meningkat membuatnya kesulitan menjaga keseimbangan kehidupan pribadi.
Dalam situasi tersebut, solusi tidak selalu berupa penyesuaian gaji. Perusahaan mungkin perlu mengevaluasi distribusi pekerjaan, kapasitas tim, perencanaan tenaga kerja, atau proses kerja yang kurang efisien.
Retensi karyawan merupakan upaya perusahaan mempertahankan karyawan yang dibutuhkan organisasi. Hasil wawancara keluar dapat membantu HR mengidentifikasi faktor yang berpotensi meningkatkan turnover apabila tidak ditangani.
Misalnya, beberapa karyawan yang resign menyampaikan bahwa mereka tidak memahami kriteria promosi. Temuan tersebut dapat menjadi sinyal bagi perusahaan untuk memperbaiki komunikasi mengenai jenjang karier.
Informasi yang terkumpul juga dapat digunakan bersama data turnover untuk menentukan departemen atau kelompok jabatan yang memerlukan perhatian lebih lanjut.
Namun, wawancara keluar tidak secara otomatis menurunkan turnover. Manfaatnya bergantung pada kualitas informasi yang diperoleh, ketepatan analisis, dan kesediaan perusahaan melakukan perbaikan yang diperlukan.
Karyawan yang meninggalkan perusahaan tetap dapat menjadi bagian dari jaringan profesional organisasi. Mereka mungkin kelak menjadi mitra bisnis, pelanggan, referensi kandidat, atau bahkan kembali bekerja di perusahaan tersebut.
Karena itu, proses wawancara perlu dilakukan dengan sikap menghargai keputusan karyawan. HR sebaiknya menghindari pertanyaan yang menyudutkan, perdebatan mengenai alasan resign, atau upaya membuat karyawan merasa bersalah.
Penutupan hubungan kerja yang profesional dapat membantu menjaga reputasi perusahaan dan menciptakan pengalaman keluar yang lebih baik.
Selain wawancara keluar, HR juga dapat menggunakan stay interview untuk memahami pengalaman karyawan yang masih bekerja di perusahaan. Keduanya sama-sama dapat memberikan informasi tentang faktor yang memengaruhi keputusan karyawan, tetapi waktu dan tujuan pelaksanaannya berbeda.
| Aspek | Exit Interview | Stay Interview |
|---|---|---|
| Waktu | Menjelang karyawan keluar | Saat karyawan masih bekerja |
| Tujuan | Memahami alasan keluar dan mengevaluasi pengalaman kerja | Memahami faktor yang membuat karyawan bertahan dan kebutuhan yang perlu dipenuhi |
| Fokus | Pengalaman masa lalu dan alasan resign | Kondisi saat ini dan faktor yang memengaruhi keinginan bertahan |
| Hasil | Rekomendasi perbaikan berdasarkan pengalaman karyawan yang keluar | Langkah pencegahan untuk mempertahankan karyawan |
| Contoh pertanyaan | Apa alasan utama Anda meninggalkan perusahaan? | Apa yang membuat Anda ingin tetap bekerja di sini? |
Misalnya, wawancara keluar menunjukkan bahwa sejumlah karyawan resign karena kurangnya kesempatan belajar. Sementara itu, wawancara bertahan dapat membantu HR mengetahui apakah karyawan yang masih bekerja memiliki kekhawatiran serupa.
Kedua pendekatan tersebut dapat saling melengkapi. Wawancara keluar membantu perusahaan mempelajari pengalaman yang sudah terjadi, sedangkan wawancara bertahan memberi kesempatan untuk menindaklanjuti kebutuhan karyawan sebelum mereka memutuskan resign.
Waktu dan pihak yang melakukan wawancara perlu ditentukan agar proses berjalan nyaman, terstruktur, dan menghasilkan informasi yang berguna.
Wawancara biasanya dijadwalkan setelah pengunduran diri disampaikan dan menjelang hari kerja terakhir. Perusahaan dapat menentukan waktu yang paling sesuai berdasarkan kebijakan internal dan kondisi karyawan.
Jika dilakukan terlalu awal, karyawan mungkin belum memiliki gambaran lengkap mengenai alasan atau pengalamannya selama bekerja. Sebaliknya, jika dilakukan setelah hubungan kerja berakhir, perusahaan mungkin lebih sulit menjadwalkan percakapan langsung.
Tidak ada satu waktu yang selalu ideal untuk semua situasi. HR perlu mempertimbangkan ketersediaan karyawan, tingkat kenyamanan, kebutuhan dokumentasi, dan prosedur perusahaan.
Wawancara sebaiknya tidak dijadikan alasan untuk menunda penyelesaian administrasi pengunduran diri atau hak karyawan. Pelaksanaannya juga perlu dibedakan dari proses serah terima pekerjaan dan penyelesaian administrasi akhir.
Pihak yang paling sesuai bergantung pada tujuan wawancara dan struktur organisasi. Beberapa pilihan yang umum digunakan antara lain:
HR sering menjadi pihak utama karena memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan data karyawan dan evaluasi kebijakan SDM. HR juga dapat membantu menjaga struktur pertanyaan serta mendokumentasikan masukan secara konsisten.
Pada organisasi yang memiliki fungsi HR Business Partner, pihak ini dapat membantu memahami masalah yang berkaitan dengan kebutuhan bisnis, kepemimpinan, struktur tim, dan strategi tenaga kerja.
Perusahaan dapat mempertimbangkan pewawancara yang tidak terlibat langsung dalam masalah yang disampaikan karyawan. Pendekatan ini dapat membantu ketika karyawan merasa kurang nyaman memberikan masukan kepada pihak internal tertentu.
Atasan langsung mungkin dapat memberikan perspektif tambahan, tetapi tidak selalu menjadi pilihan terbaik untuk semua wawancara. Jika alasan resign berkaitan dengan hubungan dengan atasan, HR atau pihak lain yang lebih netral dapat membantu karyawan berbicara dengan lebih nyaman.
Apa pun pihak yang dipilih, pewawancara perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik, menjaga kerahasiaan sesuai kebijakan, dan menghindari sikap defensif saat menerima kritik.
Perusahaan dapat memilih metode wawancara berdasarkan jumlah karyawan, lokasi kerja, kebutuhan informasi, dan sumber daya yang tersedia. Setiap metode memiliki kelebihan dan keterbatasan.
Wawancara tatap muka memungkinkan pewawancara menggali jawaban lebih mendalam melalui percakapan langsung. HR dapat mengajukan pertanyaan lanjutan ketika karyawan menyampaikan pengalaman yang memerlukan penjelasan tambahan.
Metode ini cocok apabila perusahaan membutuhkan pemahaman yang lebih terperinci mengenai pengalaman kerja atau alasan pengunduran diri.
Namun, kualitas percakapan sangat bergantung pada kemampuan pewawancara membangun suasana yang nyaman. Karyawan bisa saja menahan jawaban jika merasa sedang dinilai atau khawatir masukan akan berdampak negatif terhadap hubungannya dengan perusahaan.
Wawancara daring dapat dilakukan melalui konferensi video atau media komunikasi lain yang disetujui perusahaan. Metode ini membantu menjangkau karyawan yang bekerja jarak jauh atau berada di lokasi berbeda.
Agar berjalan efektif, HR perlu memastikan jadwal disepakati bersama, koneksi komunikasi memadai, dan percakapan dilakukan di tempat yang cukup privat.
Pewawancara juga sebaiknya menghindari multitasking selama sesi berlangsung agar karyawan merasa didengarkan.
Formulir tertulis memungkinkan karyawan memberikan jawaban tanpa harus mengikuti percakapan langsung. Metode ini dapat lebih praktis untuk perusahaan yang memiliki banyak karyawan atau ingin mengumpulkan data dengan format yang konsisten.
Pertanyaannya perlu disusun dengan bahasa yang jelas, tidak mengarahkan jawaban, dan menyediakan ruang untuk penjelasan tambahan.
Keterbatasannya adalah HR tidak dapat langsung menggali jawaban yang masih kurang jelas. Oleh karena itu, formulir dapat dipadukan dengan wawancara singkat jika diperlukan.
Perusahaan juga dapat menggabungkan formulir tertulis dengan wawancara langsung. Karyawan terlebih dahulu mengisi formulir, kemudian HR membahas beberapa jawaban yang memerlukan penjelasan lebih lanjut.
Pendekatan ini membantu menghemat waktu sekaligus memberikan ruang untuk menggali pengalaman secara lebih mendalam.
Pemilihan metode sebaiknya mempertimbangkan kenyamanan karyawan dan tujuan pengumpulan data, bukan hanya kemudahan administrasi perusahaan.
Pertanyaan yang tepat dapat membantu HR memahami alasan pengunduran diri tanpa membuat karyawan merasa disudutkan. Gunakan pertanyaan terbuka, netral, dan relevan dengan pengalaman kerja.
Berikut 15 contoh pertanyaan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Pertanyaan ini menjadi titik awal untuk memahami keputusan karyawan. Berikan kesempatan kepada karyawan untuk menjelaskan alasannya dengan kata-kata sendiri sebelum mengajukan pertanyaan lanjutan.
Pertanyaan ini membantu HR mengidentifikasi faktor yang paling dominan, misalnya peluang karier, kompensasi, lingkungan kerja, atau alasan pribadi.
Pertanyaan ini membantu menggali saran perbaikan. HR perlu menerima jawaban secara terbuka tanpa menjanjikan perubahan yang belum tentu dapat dilakukan.
Pertanyaan ini memberikan gambaran umum mengenai pengalaman karyawan. Pewawancara dapat meminta contoh untuk memahami aspek yang dinilai positif maupun yang masih perlu diperbaiki.
Pertanyaan ini dapat membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian antara tanggung jawab yang dijelaskan saat rekrutmen dan pekerjaan yang benar-benar dijalankan.
Jawaban dapat membantu HR melihat apakah terdapat hambatan dalam proses kerja, pembagian tugas, fasilitas, atau koordinasi antartim.
Pertanyaan ini dapat menggali kualitas komunikasi, kejelasan arahan, dan dukungan atasan. Pewawancara sebaiknya tidak mengasumsikan bahwa semua pengalaman karyawan pasti positif atau negatif.
Pertanyaan ini membantu mengidentifikasi hambatan kolaborasi, konflik yang belum terselesaikan, atau praktik kerja sama yang sudah berjalan baik.
Jawaban dapat memberi gambaran mengenai keterbukaan komunikasi dan kesempatan karyawan untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan.
Pertanyaan ini membantu HR memahami persepsi karyawan mengenai kompensasi. Jawaban perlu dianalisis bersama informasi kebijakan perusahaan dan data pasar yang relevan, bukan langsung dijadikan dasar untuk mengambil kesimpulan.
Pertanyaan ini dapat mengungkap apakah program pembelajaran perusahaan sudah sesuai dengan kebutuhan karyawan dan tuntutan pekerjaan.
Pertanyaan ini membantu mengetahui apakah karyawan memahami jalur karier, kriteria promosi, dan kesempatan untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar.
Tidak semua jawaban harus berisi kritik. Informasi mengenai pengalaman positif dapat membantu perusahaan memahami praktik yang perlu dipertahankan.
Pertanyaan ini memberi ruang bagi karyawan untuk menyampaikan masukan yang mungkin belum tertangkap melalui pertanyaan sebelumnya.
Pertanyaan penutup ini memberi kesempatan kepada karyawan untuk menyampaikan informasi yang belum dibahas.
Tidak semua pertanyaan harus diajukan dengan urutan yang sama. HR dapat menyesuaikannya berdasarkan jabatan, masa kerja, alasan pengunduran diri, serta tujuan wawancara.
Hindari mengubah wawancara menjadi sesi interogasi. Jika karyawan menyampaikan bahwa beban kerja menjadi alasan resign, misalnya, HR dapat menindaklanjuti dengan pertanyaan seperti, “Boleh diceritakan situasi yang paling menggambarkan kondisi tersebut?”
Pertanyaan lanjutan seperti ini membantu memperoleh konteks tanpa mengarahkan karyawan pada jawaban tertentu.
HR juga perlu memberi kesempatan kepada karyawan untuk tidak menjawab pertanyaan yang membuatnya tidak nyaman, sesuai dengan kebijakan dan ketentuan yang berlaku. Tujuannya adalah mengumpulkan informasi yang berguna, bukan memaksa karyawan memberikan penilaian terhadap setiap aspek perusahaan.
Exit interview adalah proses yang membutuhkan persiapan, komunikasi yang baik, dokumentasi, dan tindak lanjut. Agar wawancara menghasilkan informasi yang bermanfaat, HR dapat mengikuti tahapan berikut.
Sebelum menjadwalkan sesi, HR perlu menentukan informasi yang ingin diperoleh. Apakah fokusnya memahami alasan resign, mengevaluasi lingkungan kerja, menilai proses pengembangan karier, atau mengidentifikasi persoalan tertentu dalam departemen?
Tujuan yang jelas membantu HR memilih pertanyaan yang relevan dan menghindari percakapan yang terlalu luas.
Misalnya, jika perusahaan sedang mengevaluasi tingginya turnover pada posisi tertentu, HR dapat menambahkan pertanyaan mengenai beban kerja, dukungan atasan, dan kesempatan pengembangan kompetensi.
Susun daftar pertanyaan berdasarkan kategori yang konsisten. Gunakan bahasa sederhana dan hindari pertanyaan yang menyiratkan bahwa karyawan bersalah karena memilih resign.
Formulir juga perlu menyediakan ruang untuk jawaban terbuka. Pertanyaan dengan pilihan jawaban dapat membantu pengelompokan data, sedangkan pertanyaan terbuka memberi kesempatan kepada karyawan untuk menjelaskan pengalaman yang lebih spesifik.
Pastikan setiap pertanyaan memiliki tujuan yang jelas agar wawancara tidak terlalu panjang atau melelahkan.
Hubungi karyawan untuk menentukan waktu yang sesuai. Jelaskan perkiraan durasi, tujuan wawancara, metode pelaksanaan, dan siapa yang akan terlibat.
Wawancara sebaiknya dilakukan di lingkungan yang nyaman dan tidak mudah terganggu. Jika dilakukan secara daring, pastikan karyawan mengetahui cara bergabung dan memiliki kesempatan berbicara secara privat.
Pada awal sesi, jelaskan bahwa wawancara dilakukan untuk memahami pengalaman kerja dan mengumpulkan masukan bagi evaluasi perusahaan.
HR perlu menerangkan bagaimana informasi akan digunakan, siapa yang dapat mengaksesnya, dan batasan kerahasiaan yang berlaku. Jangan menjanjikan kerahasiaan mutlak apabila informasi tertentu mungkin perlu ditindaklanjuti melalui prosedur perusahaan.
Penjelasan yang transparan membantu karyawan memahami proses dan membuat keputusan yang lebih nyaman mengenai informasi yang ingin disampaikan.
Selama wawancara, berikan kesempatan kepada karyawan untuk menjelaskan pengalamannya tanpa terlalu sering menyela. Pewawancara perlu menunjukkan sikap terbuka, menjaga bahasa tubuh yang profesional, dan tidak langsung membantah kritik.
Jika terdapat jawaban yang kurang jelas, ajukan pertanyaan lanjutan secara netral. Misalnya, “Bisakah Anda menjelaskan contoh situasi ketika koordinasi tim terasa sulit?”
Mendengarkan secara aktif tidak berarti HR harus menyetujui semua pendapat. Tujuannya adalah memahami pengalaman karyawan sebelum melakukan analisis.
Catat informasi penting dengan bahasa yang netral. Pisahkan pernyataan karyawan dari interpretasi pewawancara.
Sebagai contoh, catatan “karyawan menyampaikan bahwa pembagian pekerjaan sering berubah tanpa pemberitahuan” lebih informatif daripada “manajemen tidak terorganisasi”.
Dokumentasi yang objektif membantu mengurangi risiko bias ketika hasil wawancara ditinjau oleh pihak lain.
Di akhir sesi, tanyakan apakah masih ada masukan yang ingin disampaikan. Ucapkan terima kasih atas waktu dan keterbukaan karyawan.
Jelaskan secara singkat langkah berikutnya, termasuk bagaimana informasi akan didokumentasikan dan digunakan sesuai kebijakan perusahaan. Hindari menjanjikan bahwa semua masukan pasti akan diterapkan.
Penutupan yang baik membantu menjaga hubungan profesional dan menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kontribusi karyawan selama bekerja.
Setelah wawancara selesai, HR perlu meninjau informasi yang diperoleh dan mengelompokkannya berdasarkan tema. Jika muncul pola yang berulang, tentukan apakah diperlukan pemeriksaan lebih lanjut atau tindakan perbaikan.
Misalnya, jika beberapa karyawan menyampaikan kesulitan memahami target kerja, HR dapat berdiskusi dengan manajer terkait mengenai kejelasan indikator kinerja dan mekanisme komunikasi target.
Tindak lanjut ini menjadi bagian penting karena wawancara tanpa evaluasi hanya menghasilkan dokumentasi, bukan perbaikan nyata.
Formulir wawancara keluar membantu HR mengumpulkan informasi secara konsisten. Format berikut dapat dijadikan contoh awal dan disesuaikan dengan kebijakan, struktur organisasi, serta kebutuhan dokumentasi perusahaan.
| Informasi | Isian |
|---|---|
| Nama karyawan | …………………………………. |
| Nomor atau ID karyawan | …………………………………. |
| Jabatan | …………………………………. |
| Departemen | …………………………………. |
| Atasan langsung | …………………………………. |
| Tanggal mulai bekerja | …………………………………. |
| Tanggal pengunduran diri | …………………………………. |
| Hari kerja terakhir | …………………………………. |
| Tanggal wawancara | …………………………………. |
| Pewawancara | …………………………………. |
Informasi identitas sebaiknya dikumpulkan sesuai kebutuhan dan kebijakan pengelolaan data karyawan. Batasi akses terhadap formulir hanya kepada pihak yang memiliki kewenangan.
1. Apa alasan utama Anda meninggalkan perusahaan?
Mendapatkan peluang karier baru
Kompensasi atau benefit
Beban kerja
Hubungan dengan atasan
Lingkungan atau budaya kerja
Kesempatan pengembangan karier
Alasan keluarga atau pribadi
Pendidikan atau rencana studi
Perubahan lokasi atau kebutuhan fleksibilitas kerja
Alasan lainnya: ………………………………….
2. Jelaskan faktor yang paling memengaruhi keputusan Anda.
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
3. Apakah ada hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk memperbaiki pengalaman kerja Anda?
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
Gunakan skala penilaian yang konsisten. Contoh berikut menggunakan skala 1–5, dengan 1 berarti sangat tidak puas dan 5 berarti sangat puas.
| Aspek yang Dinilai | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Kejelasan tanggung jawab pekerjaan | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Dukungan dari atasan | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Kerja sama dengan rekan tim | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Lingkungan dan budaya kerja | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Kompensasi dan benefit | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Kesempatan pengembangan karier | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Kesempatan pelatihan | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Komunikasi internal | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
Tambahkan kolom komentar jika perusahaan membutuhkan penjelasan atas penilaian tertentu. Jangan menafsirkan angka tanpa mempertimbangkan jawaban terbuka dan konteks pengalaman karyawan.
1. Apa pengalaman paling positif selama Anda bekerja di perusahaan?
…………………………………………………………………………
2. Apa tantangan terbesar yang Anda hadapi selama bekerja?
…………………………………………………………………………
3. Apakah Anda merasa mendapatkan kesempatan yang cukup untuk berkembang? Mengapa?
…………………………………………………………………………
4. Apa saran Anda untuk meningkatkan lingkungan kerja atau proses manajemen?
…………………………………………………………………………
5. Apakah ada hal lain yang ingin disampaikan kepada HR atau manajemen?
…………………………………………………………………………
Bagian ini diisi oleh HR atau pewawancara setelah sesi selesai.
| Komponen | Catatan |
|---|---|
| Tema utama masukan | …………………………………. |
| Faktor utama pengunduran diri | …………………………………. |
| Isu yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut | …………………………………. |
| Departemen atau pihak terkait | …………………………………. |
| Rekomendasi tindak lanjut | …………………………………. |
| Penanggung jawab tindak lanjut | …………………………………. |
| Target evaluasi | …………………………………. |
Catatan HR perlu memisahkan informasi faktual, pendapat karyawan, dan interpretasi pewawancara. Apabila muncul dugaan pelanggaran atau persoalan serius, penanganannya harus mengikuti prosedur internal yang relevan dan tidak berhenti pada pencatatan formulir.
Formulir di atas bukan format yang wajib digunakan semua perusahaan. HR dapat menghapus pertanyaan yang tidak relevan dan menambahkan pertanyaan sesuai kondisi organisasi.
Untuk menjaga konsistensi, gunakan kategori pertanyaan yang relatif sama pada setiap wawancara. Dengan demikian, HR lebih mudah membandingkan hasil dari periode ke periode.
Namun, jangan hanya mengandalkan skor atau pilihan jawaban. Masukan tertulis dapat menjelaskan konteks yang tidak terlihat melalui angka, seperti alasan karyawan memberi penilaian rendah pada dukungan atasan atau kesempatan pengembangan karier.
Meskipun terlihat sederhana, wawancara keluar dapat menghasilkan informasi yang kurang akurat apabila dilakukan tanpa persiapan. Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari.
Pertanyaan seperti “Anda resign karena gaji di sini kurang, bukan?” dapat mendorong karyawan memberikan jawaban yang sesuai dengan asumsi pewawancara.
Gunakan pertanyaan terbuka seperti “Faktor apa saja yang memengaruhi keputusan Anda untuk resign?” Pendekatan ini memberikan ruang bagi karyawan untuk menjelaskan pengalamannya sendiri.
HR atau manajer mungkin merasa tidak nyaman ketika mendengar masukan negatif. Namun, membantah setiap kritik dapat membuat karyawan enggan memberikan penjelasan lebih lanjut.
Dengarkan terlebih dahulu, minta contoh yang relevan jika diperlukan, dan hindari mengambil kesimpulan sebelum informasi diperiksa.
Karyawan perlu memahami bagaimana informasi yang diberikan akan digunakan. Hindari menjanjikan bahwa semua jawaban pasti dirahasiakan sepenuhnya jika perusahaan memiliki kewajiban untuk menindaklanjuti persoalan tertentu.
Jelaskan kebijakan akses data, penggunaan informasi, dan batasan kerahasiaan sejak awal.
Terlalu banyak pertanyaan dapat membuat sesi melelahkan dan mengurangi kualitas jawaban. Prioritaskan pertanyaan yang berhubungan dengan tujuan wawancara.
Jika ada informasi tambahan yang tidak diperlukan untuk evaluasi, HR tidak perlu memaksakan pertanyaan tersebut.
Kesalahan yang sering terjadi adalah mengumpulkan jawaban tanpa mengubahnya menjadi bahan evaluasi. Padahal, nilai wawancara terletak pada kemampuan perusahaan memahami pola dan menentukan perbaikan yang sesuai.
HR perlu menetapkan penanggung jawab, prioritas, serta cara memantau perkembangan tindak lanjut.
Pengalaman karyawan penting untuk dipahami, tetapi jawaban wawancara tetap merupakan perspektif individu. Jika informasi menyangkut persoalan serius atau dugaan pelanggaran, HR perlu melakukan pemeriksaan sesuai prosedur.
Sikap objektif membantu perusahaan menghindari keputusan berdasarkan asumsi atau satu sumber informasi saja.
Exit interview adalah sumber informasi yang dapat membantu perusahaan memahami pengalaman karyawan yang keluar, tetapi manfaatnya akan lebih besar jika hasilnya dianalisis secara sistematis.
Analisis tidak harus rumit. HR dapat memulainya dengan mengelompokkan jawaban, mengidentifikasi pola yang berulang, menentukan prioritas, lalu menyusun rencana tindak lanjut.
Langkah pertama adalah mengategorikan jawaban ke dalam tema yang konsisten, seperti kompensasi, hubungan dengan atasan, beban kerja, lingkungan kerja, pengembangan karier, atau alasan pribadi.
Pengelompokan membantu HR melihat gambaran umum tanpa harus membaca setiap formulir secara terpisah ketika ingin mengetahui pola tertentu.
Misalnya, dari sejumlah wawancara selama satu kuartal, HR menemukan bahwa masukan yang paling sering muncul berkaitan dengan kejelasan jalur promosi dan distribusi pekerjaan.
Temuan tersebut belum cukup untuk menyimpulkan penyebab utama turnover, tetapi dapat menjadi dasar untuk pemeriksaan lebih lanjut.
Perhatikan apakah tema tertentu muncul pada beberapa karyawan, departemen, jabatan, atau periode yang sama.
Jika keluhan mengenai beban kerja hanya muncul pada satu kasus, HR perlu memahami konteks individu tersebut. Namun, jika tema serupa berulang pada tim yang sama, perusahaan dapat memeriksa pembagian tugas, jumlah tenaga kerja, dan proses operasional tim tersebut.
Analisis berdasarkan pola lebih berguna dibandingkan hanya melihat satu jawaban secara terpisah.
Karyawan bisa memiliki lebih dari satu alasan resign. Misalnya, seseorang mendapatkan tawaran gaji yang lebih tinggi sekaligus merasa tidak memiliki peluang promosi di perusahaan saat ini.
HR perlu mencatat faktor utama yang disampaikan karyawan, serta faktor pendukung jika ada. Hindari menyederhanakan seluruh keputusan menjadi satu penyebab ketika jawaban menunjukkan situasi yang lebih kompleks.
Pembedaan ini membantu perusahaan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu berfokus pada kompensasi, pengembangan karier, atau kombinasi beberapa aspek.
Hasil wawancara dapat dibandingkan dengan data yang tersedia, seperti tingkat turnover, masa kerja karyawan yang resign, hasil survei keterlibatan karyawan, tingkat absensi, atau data promosi internal.
Sebagai contoh, jika wawancara menunjukkan adanya kekhawatiran mengenai peluang karier, HR dapat memeriksa data perpindahan jabatan dan promosi internal untuk memahami situasinya lebih lanjut.
Data pembanding tidak harus selalu membuktikan pendapat karyawan benar atau salah. Fungsinya adalah membantu membangun gambaran yang lebih menyeluruh.
Tidak semua masukan dapat ditangani sekaligus. HR perlu mempertimbangkan frekuensi masalah, dampaknya terhadap karyawan, risiko bagi organisasi, dan sumber daya yang tersedia.
Masalah yang berulang dan berpotensi memengaruhi banyak karyawan mungkin memerlukan prioritas lebih tinggi daripada masukan yang bersifat individual.
Meski demikian, isu serius yang berkaitan dengan keselamatan, pelecehan, diskriminasi, atau dugaan pelanggaran perlu ditangani berdasarkan tingkat urgensi dan prosedur yang berlaku, meskipun hanya disampaikan oleh satu orang.
Hasil analisis sebaiknya diterjemahkan menjadi tindakan yang jelas. Contohnya, jika masalah berkaitan dengan ketidakjelasan jalur karier, HR dapat bekerja sama dengan manajer untuk memperjelas kriteria promosi dan mengomunikasikannya kepada karyawan.
Contoh sederhana rencana tindak lanjut:
| Temuan | Rencana Tindakan | Penanggung Jawab | Indikator Evaluasi |
|---|---|---|---|
| Jalur promosi kurang jelas | Meninjau dan mengomunikasikan kriteria promosi | HR dan manajer departemen | Pemahaman karyawan terhadap jalur karier |
| Beban kerja tidak merata | Mengevaluasi distribusi tugas dan kapasitas tim | Manajer departemen | Distribusi pekerjaan dan umpan balik tim |
| Kebutuhan pelatihan belum terpenuhi | Memetakan kesenjangan kompetensi dan kebutuhan belajar | HR dan Learning & Development | Partisipasi serta evaluasi pelatihan |
| Koordinasi antartim kurang efektif | Memperjelas alur komunikasi dan tanggung jawab | Pimpinan unit terkait | Evaluasi proses koordinasi |
Indikator harus disesuaikan dengan masalah yang hendak diperbaiki. Tidak semua tindakan akan menghasilkan perubahan secara langsung, sehingga perusahaan perlu menentukan periode evaluasi yang realistis.
Setelah tindakan diterapkan, HR perlu mengevaluasi apakah perubahan tersebut memberikan hasil yang diharapkan.
Misalnya, setelah memperbaiki komunikasi mengenai jalur karier, HR dapat meninjau kembali masukan dari karyawan dan memantau perkembangan promosi internal.
Perubahan turnover juga perlu ditafsirkan secara hati-hati karena dipengaruhi banyak faktor, termasuk kondisi pasar tenaga kerja, perubahan organisasi, dan kebutuhan pribadi karyawan.
Dengan evaluasi berkala, wawancara keluar dapat menjadi bagian dari siklus perbaikan pengelolaan SDM, bukan hanya kegiatan administratif menjelang hari kerja terakhir.
HRIS atau Human Resource Information System merupakan sistem yang membantu perusahaan mengelola informasi dan proses administrasi SDM. Bergantung pada fitur yang tersedia, sistem ini dapat mendukung dokumentasi informasi karyawan yang keluar dan pengelolaan data terkait proses offboarding.
Beberapa manfaat yang mungkin diperoleh perusahaan antara lain:
1. Memusatkan dokumentasi karyawan
Informasi dasar, riwayat pekerjaan, dan catatan administrasi dapat dikelola secara lebih terstruktur sesuai fitur sistem dan kebijakan akses yang berlaku.
2. Membantu proses offboarding
Perusahaan dapat menggunakan sistem untuk mendukung alur penyelesaian administrasi, pengembalian aset, atau tugas lain yang termasuk dalam proses offboarding jika fitur tersebut tersedia.
3. Mendukung pemantauan data turnover
Data pengunduran diri yang terdokumentasi dengan konsisten dapat membantu HR menyusun laporan mengenai jumlah karyawan yang keluar, periode kerja, atau kategori alasan resign.
4. Mempermudah pelaporan dan evaluasi
Jika sistem mendukung pelaporan yang relevan, HR dapat menggunakan data tersebut sebagai salah satu bahan untuk meninjau tren turnover dan merencanakan evaluasi SDM.
Namun, HRIS tidak otomatis dapat memahami penyebab resign atau menggantikan proses wawancara. Informasi kualitatif dari karyawan tetap perlu dikumpulkan, dianalisis, dan ditindaklanjuti oleh pihak yang berwenang.
Perusahaan juga perlu memperhatikan perlindungan data pribadi, pembatasan akses, dan kebijakan penyimpanan informasi agar dokumentasi wawancara dikelola secara bertanggung jawab.
Exit interview merupakan salah satu cara bagi perusahaan untuk memahami alasan karyawan meninggalkan pekerjaan dan mengevaluasi pengalaman mereka selama bekerja. Proses ini dapat memberikan masukan mengenai lingkungan kerja, kepemimpinan, kompensasi, pengembangan karier, dan berbagai aspek lain yang memengaruhi pengalaman karyawan.
Agar bermanfaat, wawancara perlu dilakukan dengan pertanyaan yang netral, komunikasi yang profesional, dokumentasi yang objektif, serta pengelolaan informasi yang bertanggung jawab. HR juga perlu menghindari asumsi berdasarkan satu jawaban dan mempertimbangkan konteks yang lebih luas sebelum menyimpulkan penyebab turnover.
Lebih dari sekadar formalitas administrasi, hasil wawancara dapat menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki kebijakan dan proses pengelolaan SDM. Dengan menggabungkan masukan karyawan, data HR, dan tindak lanjut yang terukur, perusahaan dapat membangun lingkungan kerja yang lebih baik serta mengambil keputusan yang lebih tepat dalam mengelola karyawan.
