Balasan untuk undangan interview merupakan langkah pertama yang menentukan kesan awal HRD terhadap calon kandidat. Meskipun terdengar sepele, cara membalas undangan interview bisa memperlihatkan karakter profesional, kesiapan, serta ketepatan waktu seorang pelamar kerja. Artikel ini menyajikan panduan terlengkap yang bisa langsung kamu terapkan, baik dalam format email, WhatsApp, maupun telepon.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan cara membalas undangan interview dengan sopan, cepat, dan efektif. Mulai dari template siap pakai, tips teknis, hingga etika dan gaya bahasa yang bisa disesuaikan. Semua dirancang agar kamu bisa meninggalkan kesan terbaik dan mendapatkan peluang lebih besar untuk lolos ke tahap berikutnya.
Data Penting:
- 83% HRD menilai kualitas balasan untuk undangan interview memengaruhi keputusan lanjutan (Sumber: LinkedIn Talent Solutions 2024)
- Kandidat yang merespons dalam 24 jam memiliki 47% peluang lebih tinggi untuk dipanggil
Etika & Target Balasan Interview
Balasan untuk undangan interview idealnya dikirimkan dalam waktu 24 jam sejak diterima. Ini menunjukkan bahwa kamu antusias dan menghargai waktu perekrut. Selain cepat, penting juga menjaga bahasa tetap profesional, sopan, dan positif.
Tujuan utama dari membalas undangan interview adalah:
- Memberikan kepastian kehadiran.
- Mengonfirmasi waktu dan tempat secara akurat.
- Memberikan informasi tambahan jika perlu, misalnya permintaan reschedule.
- Memberikan kesan bahwa kamu adalah kandidat yang siap dan menghargai komunikasi.
Struktur Umum Balasan Interview
Balasan untuk undangan interview, baik melalui email, WA, maupun telepon, sebaiknya memiliki struktur umum berikut:
- Salam pembuka: Sapa HRD dengan sopan. Sebutkan namanya jika diketahui.
- Ucapan terima kasih: Tunjukkan apresiasi atas kesempatan interview.
- Konfirmasi atau permintaan reschedule: Nyatakan kesediaan hadir atau ajukan waktu alternatif.
- Detail informasi: Ulangi jadwal, lokasi/platform, atau informasi penting lain.
- Penutup profesional: Sertakan harapan positif dan tanda tangan/kontak.
Kesalahan Fatal dalam Membalas Undangan
Balasan terlalu singkat (“OK”, “Siap”)
Salah eja nama perusahaan/HRD
Tidak menyebut detail jadwal
Menggunakan bahasa gaul (“Mantap, gan!”)
Variasi Gaya Bahasa
Balasan untuk undangan interview bisa dikustomisasi berdasarkan nada yang Anda inginkan:
Gaya Profesional
- “Saya dengan ini mengonfirmasi kehadiran saya…”
- “Mohon maaf, saya tidak dapat hadir karena…”
Gaya Hangat & Personal
- “Terima kasih banyak atas kesempatannya, saya sangat antusias.”
- “Boleh saya tahu dokumen yang perlu dibawa, ya Kak?”
Gaya Ringan & Ramah
- “Wah, terima kasih banyak atas undangannya, Kak! Saya siap hadir 🙌”
- “Maaf banget, saya bentrok di waktu itu. Bisa diubah sedikit?”
Pilih gaya yang sesuai dengan perusahaan, posisi, dan gaya komunikasi HR.
Format Balasan untuk Undangan Interview
1. Balasan via Email
Balasan untuk undangan interview melalui email adalah yang paling umum digunakan di dunia profesional. Berikut panduan dan contohnya.
Tips Teknis:
- Gunakan subjek email yang jelas, misalnya:
Re: Interview – Marketing Manager – Dini Rahma - Hindari typo atau singkatan informal.
- Gunakan font standar (Arial, Calibri, Times New Roman).
Contoh Balasan Email (Konfirmasi Hadir)
Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD [Nama Perusahaan],
Terima kasih atas undangan interview untuk posisi [Posisi yang Dilamar].
Saya mengonfirmasi kehadiran pada interview yang dijadwalkan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 10 Juli 2025
Pukul: 10.00 WIB
Lokasi: Kantor Pusat [Nama Perusahaan] atau via Zoom (jika daring)
Saya menantikan kesempatan ini dan siap mengikuti proses wawancara dengan sebaik mungkin.
Hormat saya,
Joko Santosa
0812-xxxx-xxxx | joko.santosa@gmail.com
Contoh Balasan Email (Minta Reschedule)
Subject: Interview Reschedule – Joko Santosa – Analyst
Yth. Bapak Agung,
Terima kasih atas undangan interview yang diberikan kepada saya. Sayangnya, saya tidak dapat menghadiri sesi pada Selasa, 2 Juli pukul 09.00 karena keperluan mendesak yang tidak bisa ditinggalkan.
Apakah memungkinkan untuk menjadwalkan ulang interview pada:
- Rabu, 3 Juli setelah pukul 13.00
- Kamis, 4 Juli pagi
Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini, dan sangat menghargai fleksibilitas Bapak.
Hormat saya,
Joko Santosa
joko.santosa@gmail.com
0812-XXXX-XXXX
Balasan untuk Undangan Interview via WhatsApp
Balasan untuk undangan interview lewat WhatsApp perlu lebih ringkas, tetapi tetap sopan. Hindari emoji berlebihan, gunakan kalimat langsung namun tetap profesional.
Contoh WhatsApp Konfirmasi Interview
Selamat pagi Ibu Sari,
Saya Joko Santosa, pelamar posisi HR Staff di PT Andalan. Terima kasih atas undangan interview-nya. Saya konfirmasi akan hadir pada Rabu, 5 Juli pukul 10.00 di kantor pusat.
Sampai bertemu, Bu. Terima kasih
Contoh WhatsApp Reschedule Interview
Selamat siang Pak Dimas,
Saya Joko Santosa, pelamar posisi Analyst. Mohon maaf, saya ada keperluan penting pada jadwal interview Selasa, 2 Juli pukul 09.00. Apakah mungkin diubah ke hari Rabu atau Kamis?
Terima kasih banyak atas pengertiannya.
Balasan untuk Undangan Interview via Telepon
Balasan untuk undangan interview lewat telepon umumnya lebih spontan. Namun, tetap siapkan skrip mental untuk menghindari kebingungan.
Contoh Dialog Telepon
HRD: Halo, ini dari PT Global. Kami menghubungi Joko untuk undangan interview.
Anda: Selamat pagi, terima kasih atas panggilannya. Saya Joko. Tentu, saya bersedia. Boleh saya tahu tanggal dan jamnya?
HRD: Rabu, 3 Juli pukul 09.00.
Anda: Baik, saya konfirmasi akan hadir. Terima kasih banyak atas kesempatannya.
Setelah telepon, sebaiknya kirimkan email/WA follow-up singkat sebagai bentuk profesionalitas tambahan.
Tips dari 10 HRD Top
“Pergunakan kata ‘mohon maaf’ saat minta reschedule dan dibarengi kata ‘apakah memungkinkan?'”
– Diana, Talent Acquisition Manager Tokopedia
“Gunakan subject email yang jelas, misal: ‘Konfirmasi Interview [Posisi] – [Nama]'”
– Rudi, HR Head Bank BRI
Checklist Balasan Interview yang Ideal
✅ Kirim dalam 24 jam
✅ Gunakan bahasa formal (kecuali perusahaan santai)
✅ Konfirmasi kehadiran/reschedule/tolak dengan jelas
✅ Ulangi posisi dan jadwal
✅ Sertakan kontak & tanda tangan
✅ Gunakan subjek email yang tepat
✅ Proofread sebelum kirim
Rangkuman Talentiv
Balasan untuk undangan interview bukan hanya bentuk sopan santun, tetapi juga refleksi dari kepribadian dan profesionalisme Anda di mata perusahaan. Dalam proses rekrutmen, komunikasi yang efektif memainkan peran penting, dan tahap membalas undangan adalah salah satu momen krusial di awal perjalanan tersebut.
Jangan menganggap remeh. Kesalahan kecil seperti membalas terlalu lambat, menggunakan bahasa informal, atau tidak memberikan konfirmasi yang jelas dapat langsung membuat HRD berasumsi bahwa Anda kurang serius, tidak disiplin, atau bahkan tidak menghargai kesempatan yang telah diberikan.
Balasan untuk undangan interview yang tepat harus mencerminkan tiga hal utama: kecepatan respons, kesopanan dalam bahasa, dan kejelasan informasi. Apapun platformnya email, WhatsApp, atau telepon pastikan bahwa balasan Anda disusun secara profesional, tidak bertele-tele, namun tetap hangat.
Perlu diingat bahwa cara Anda membalas adalah kesan pertama yang akan direkam oleh HR, bahkan sebelum bertemu Anda secara langsung. Maka dari itu, penting untuk menyesuaikan gaya bahasa dengan kultur perusahaan, posisi yang Anda lamar, dan media komunikasi yang digunakan.
Terakhir, balasan untuk undangan interview bukan sekadar “tugas administratif” dalam proses melamar kerja—ia adalah pintu awal yang membuka jalan ke percakapan yang lebih dalam tentang karier, potensi, dan masa depan Anda. Balasan yang baik bukan hanya memberikan jawaban, tapi juga menciptakan kepercayaan. Oleh karena itu, latihlah diri Anda untuk membalas dengan cepat, tepat, dan penuh hormat.
Jika Anda mampu menjaga etika komunikasi ini secara konsisten, maka bukan hanya satu interview yang akan Anda dapatkan, melainkan reputasi profesional yang kuat dalam jangka panjang.