Peraturan perusahaan adalah salah satu instrumen penting dalam hubungan industrial antara pengusaha dan pekerja. Dalam praktik ketenagakerjaan di Indonesia, PP adalah dokumen resmi yang berisi ketentuan kerja, hak dan kewajiban pekerja serta pengusaha, hingga tata tertib kerja. Perusahaan yang memiliki 10 orang pekerja atau lebih diwajibkan menyusun dan mengesahkan peraturan ini sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam PP dari berbagai aspek hukum, prosedural, hingga praktik pelaksanaannya. Dengan memahami pp secara komprehensif, perusahaan dapat meminimalisasi konflik, memastikan kepatuhan hukum, dan menjaga iklim kerja yang produktif.
Peraturan Perusahaan Adalah: Definisi Menurut Hukum
Peraturan perusahaan adalah ketentuan tertulis yang dibuat secara sepihak oleh pengusaha dan disahkan oleh instansi yang berwenang. Dalam Pasal 1 angka 20 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, PP adalah “peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha yang memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan.”
Dengan kata lain, PP adalah dokumen internal yang secara resmi mengatur aturan main hubungan kerja antara pihak pengusaha dan pekerja. Tujuannya adalah menciptakan kepastian hukum, keadilan, serta efisiensi dalam operasional sumber daya manusia di dalam organisasi.
PP adalah juga representasi komitmen perusahaan terhadap kepatuhan hukum dan perlindungan hak-hak pekerja.
Dasar Hukum Peraturan Perusahaan
Dasar hukum peraturan perusahaan adalah sebagai berikut:
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (Pasal 108-111)
- Peraturan Menteri Ketenagakerjaan RI No. 28 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan PP
- Pasal 188 UU Ketenagakerjaan yang mengatur sanksi bagi perusahaan yang tidak menyusun atau mengesahkan PP
Dengan dasar hukum ini, maka setiap perusahaan yang mempekerjakan minimal 10 orang pekerja wajib menyusun dan mengesahkan peraturan perusahaan sesuai prosedur.
Isi Wajib Peraturan Perusahaan
Menurut Pasal 111 UU No. 13 Tahun 2003, peraturan perusahaan paling sedikit harus memuat:
- Hak dan kewajiban pengusaha
- Hak dan kewajiban pekerja/buruh
- Syarat kerja seperti waktu kerja, upah, dan tunjangan
- Tata tertib perusahaan dan sanksi pelanggaran
- Jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan
Namun dalam praktiknya, isi peraturan perusahaan juga sebaiknya mencakup:
Perlindungan terhadap kekerasan, diskriminasi, dan pelecehan seksualitas dan tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Mekanisme penilaian kinerja
- Prosedur promosi dan mutasi
- Kebijakan cuti dan izin
- Sistem penggajian dan pemotongan pajak
- Prosedur penanganan pelanggaran dan pemutusan hubungan kerja (PHK)
Catatan Penting:
Isi peraturan perusahaan tidak boleh memuat ketentuan yang lebih rendah dari ketentuan hukum yang berlaku. Jika bertentangan, maka ketentuan dalam undang-undang yang akan diberlakukan.
Perbedaan Peraturan Perusahaan dengan PKB
PP adalah dokumen yang dibuat secara sepihak oleh pengusaha, sedangkan Perjanjian Kerja Bersama (PKB) adalah hasil perundingan antara pengusaha dan serikat pekerja. Perbedaan utama antara keduanya meliputi:
| Aspek | Peraturan Perusahaan (PP) | Perjanjian Kerja Bersama (PKB) |
|---|---|---|
| Pihak yang menyusun | Sepihak oleh pengusaha | Disepakati antara pengusaha & serikat pekerja |
| Prosedur | Disusun & disahkan oleh Disnaker | Hasil perundingan bipartit, lalu disahkan |
| Subjek hukum | Semua pekerja | Hanya pekerja yang jadi anggota serikat |
| Isi | Wajib sesuai UU | Bisa lebih baik dari UU (tidak boleh lebih rendah) |
| Masa berlaku | Maksimal 2 tahun (bisa diperpanjang 1 tahun) | Maksimal 2 tahun (bisa diperpanjang atas kesepakatan) |
Prosedur Penyusunan Peraturan Perusahaan
Penyusunan PP bukan sekadar menyusun dokumen internal. Prosesnya harus sistematis, partisipatif, dan sesuai ketentuan hukum. Berikut tahapan yang ideal:
1. Persiapan Awal oleh Pengusaha
Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan internal perusahaan, seperti:
- Jumlah dan jenis pekerja
- Struktur organisasi
- Sistem penggajian dan jam kerja
- Isu-isu hubungan industrial yang pernah muncul
Pengusaha biasanya menunjuk tim HR atau bagian legal untuk memimpin penyusunan draft awal.
2. Pemetaan Ketentuan Hukum
Pastikan draft mengacu pada:
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
- UU Cipta Kerja dan PP turunannya (PP 35/2021, PP 36/2021)
- Peraturan daerah atau sektor khusus (jika ada)
3. Penyusunan Draft Dokumen
Draft peraturan perusahaan disusun berdasarkan:
- Isi wajib sesuai Pasal 111 UU Ketenagakerjaan
- Ketentuan tambahan yang relevan dengan operasional internal
- Bahasa hukum yang lugas dan tidak multitafsir
Tips Penting:
Gunakan format pasal demi pasal agar mudah direvisi, dikaji, dan disahkan.
4. Konsultasi dengan Perwakilan Pekerja
Jika di perusahaan belum ada serikat pekerja, pengusaha wajib berkonsultasi dengan perwakilan pekerja yang dipilih secara demokratis.
Tujuannya:
- Menciptakan rasa kepemilikan bersama
- Menghindari penolakan saat pengesahan
- Mengurangi potensi konflik saat implementasi
5. Revisi Berdasarkan Masukan
Setelah diskusi dengan perwakilan pekerja, perusahaan dapat merevisi draft berdasarkan masukan yang sah dan relevan. Konsultasi ini bersifat administratif, bukan negosiasi (berbeda dengan proses PKB).
6. Pengajuan ke Disnaker Setempat
Dokumen yang perlu disiapkan:
- Surat pengantar permohonan pengesahan
- Draft peraturan perusahaan lengkap
- Berita acara konsultasi dengan pekerja
- Profil perusahaan (NPWP, akta pendirian, NIB)
- Surat kuasa bila diwakilkan
7. Pemeriksaan dan Evaluasi oleh Disnaker
Dinas Tenaga Kerja akan menilai dari dua aspek:
- Administratif: kelengkapan dokumen, struktur, lampiran
- Substansi: apakah isi peraturan bertentangan dengan UU
Jika ditemukan kekeliruan, Disnaker akan meminta perbaikan sebelum memberikan pengesahan.
8. Pengesahan oleh Dinas Tenaga Kerja
Jika semua dokumen dan substansi dianggap sesuai, Disnaker akan menerbitkan Surat Keputusan Pengesahan Peraturan Perusahaan.
9. Sosialisasi ke Seluruh Pekerja
Setelah disahkan, perusahaan wajib menyosialisasikan isi PP kepada seluruh pekerja melalui:
- Rapat umum karyawan
- Buku pegangan karyawan
- Email resmi atau intranet perusahaan
Ini penting untuk menjamin pelaksanaan yang efektif di lapangan.
10. Evaluasi dan Perpanjangan
Masa berlaku maksimal adalah 2 tahun, dapat diperpanjang 1 tahun jika tidak ada perubahan substansi. Jika ada perubahan regulasi atau kebijakan internal yang signifikan, maka penyusunan PP baru perlu dilakukan dari awal.mendapatkan tanggapan dari Disnaker dalam waktu 30 hari, maka dianggap sah secara otomatis (fiktif positif).
Masa Berlaku dan Pembaruan
Peraturan perusahaan adalah dokumen yang memiliki masa berlaku maksimum 2 tahun. Setelah masa ini berakhir, perusahaan wajib:
- Menyusun kembali dan mengajukan untuk pengesahan ulang
- Jika dalam masa berlaku terdapat serikat pekerja, maka wajib menyusun PKB menggantikan PP
Pembaruan isi PP juga bisa dilakukan lebih awal apabila ada perubahan ketentuan ketenagakerjaan atau struktur organisasi yang signifikan.
Sanksi Hukum Jika Tidak Menyusun Peraturan Perusahaan
Perusahaan yang tidak menyusun atau tidak mengesahkan peraturan perusahaan dapat dikenai sanksi administratif sebagaimana diatur dalam Pasal 188 UU Ketenagakerjaan:
- Denda administratif sebesar Rp 5.000.000 hingga Rp 50.000.000
- Tidak dapat membuktikan kepatuhan ketenagakerjaan saat audit
- Timbul konflik hubungan kerja karena tidak ada acuan hukum internal
Peraturan Perusahaan Adalah Alat Pengendalian Internal
Lebih dari sekadar kewajiban hukum, peraturan perusahaan adalah alat penting untuk membangun budaya kerja yang positif. Melalui PP, perusahaan dapat:
- Menstandarkan perilaku kerja
- Meningkatkan disiplin
- Mengurangi perselisihan
- Memberikan perlindungan kepada kedua belah pihak
Dengan demikian, peraturan perusahaan adalah bukan hanya kewajiban administratif tetapi juga investasi strategis dalam pengelolaan SDM.
Studi Kasus Pelanggaran: Ketika PP Tidak Ada
Sebuah perusahaan startup di Jakarta dengan 20 pekerja tidak memiliki peraturan perusahaan yang sah. Akibatnya:
- Seorang pekerja melakukan pelanggaran berat, namun perusahaan tidak dapat memberikan sanksi karena tidak ada acuan hukum internal
- Saat dilakukan pemeriksaan oleh Disnaker, perusahaan tidak lolos audit karena tidak memiliki dokumen PP
- Perusahaan dikenai denda administratif sebesar Rp 25 juta dan harus segera menyusun PP dalam waktu 30 hari
Studi kasus ini menunjukkan pentingnya menyusun peraturan perusahaan sedari awal operasional bisnis.
Rangkuman Talentiv
Peraturan perusahaan adalah instrumen wajib dan strategis dalam hubungan kerja di Indonesia. Memiliki peraturan perusahaan yang sah tidak hanya membuat perusahaan patuh terhadap hukum, tetapi juga memperkuat tata kelola SDM yang profesional dan adil. Setiap perusahaan yang memiliki 10 pekerja atau lebih harus segera menyusun, mengesahkan, dan menerapkan PP untuk mendukung produktivitas dan keharmonisan kerja jangka panjang.