Job Description vs Job Specification adalah dua dokumen fundamental dalam manajemen SDM yang sering dipahami secara keliru. Banyak HR, recruiter, maupun pimpinan unit kerja hanya fokus membuat deskripsi pekerjaan seadanya, tetapi melupakan bahwa kualitas rekrutmen dan efektivitas karyawan sangat dipengaruhi oleh kejelasan uraian kerja dan spesifikasi jabatan.
Bayangkan sebuah perusahaan melakukan perekrutan tanpa membedakan dengan jelas apa yang sebenarnya dikerjakan dalam suatu posisi dan siapa yang seharusnya mengisi posisi tersebut. Hasilnya? Kesalahan rekrutmen, turnover tinggi, hingga biaya pelatihan yang sia-sia.
Data dari berbagai lembaga HR menunjukkan bahwa biaya kesalahan rekrutmen bisa mencapai 30% dari gaji tahunan karyawan baru, dan salah satu penyebab utamanya adalah uraian kerja (job description) yang tidak jelas serta spesifikasi jabatan (job specification) yang tidak realistis.
Definisi dan Perbedaan Utama
Job Description vs Job Specification adalah dua dokumen yang saling melengkapi, bukan saling menggantikan.
Job Description adalah dokumen yang berisi ringkasan mengenai apa yang dilakukan dalam sebuah pekerjaan, meliputi tugas, tanggung jawab, tujuan posisi, hubungan kerja, serta output yang diharapkan.
Job Specification adalah dokumen yang berisi siapa orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut, meliputi pendidikan, keterampilan, pengalaman, dan karakteristik personal yang dibutuhkan.
Tabel Perbedaan
| Aspek | Job Description | Job Specification |
|---|---|---|
| Fokus | Pekerjaan itu sendiri (apa yang dilakukan) | Individu yang melakukan pekerjaan (siapa yang tepat) |
| Isi | Tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja | Pendidikan, pengalaman, keterampilan, atribut personal |
| Tujuan | Memberi gambaran jelas tentang ruang lingkup pekerjaan | Menentukan kualifikasi minimum kandidat |
| Waktu dibuat | Setelah job analysis | Setelah job description selesai |
| Audiens | HR, manajer, calon kandidat | HR, manajer, tim rekrutmen |
Dengan pemahaman ini, HR bisa terhindar dari jebakan menyamakan keduanya. Jika job description fokus pada “pekerjaan”, maka job specification fokus pada “orang” yang akan melakukannya.
Komponen Lengkap Job Description
Sebuah job description yang baik tidak hanya memuat daftar tugas, tetapi juga menjelaskan tujuan strategis posisi tersebut dalam organisasi. Berikut komponen yang wajib ada:
Judul Jabatan
Contoh: Digital Marketing Specialist.
Tujuan Pekerjaan
“Mengelola strategi digital marketing untuk meningkatkan brand awareness dan konversi penjualan.”
Tugas dan Tanggung Jawab
Menyusun strategi kampanye digital.
Mengelola iklan di Google Ads dan Meta Ads.
Menganalisis performa kampanye.
Hubungan Kerja
Melapor kepada Marketing Manager, berkoordinasi dengan tim desain.
Kondisi Kerja
Hybrid, fleksibel, dengan target mingguan dan bulanan.
Wewenang
Mengatur anggaran iklan hingga Rp50 juta per bulan.
KPI (Key Performance Indicator)
CTR, conversion rate, ROI kampanye digital.
Contoh ini bisa langsung digunakan sebagai template dasar yang kemudian disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Komponen Lengkap Job Specification
Berbeda dengan deskripsi kerja, job specification lebih berfokus pada atribut manusia. Komponen yang wajib ada antara lain:
Pendidikan dan Sertifikasi
Minimal S1 di bidang Marketing/Komunikasi.
Sertifikasi Google Ads (lebih diutamakan).
Pengalaman
Minimal 2 tahun di bidang digital marketing.
Keterampilan Teknis
Menguasai SEO, SEM, dan analytic tools.
Soft Skills
Komunikasi yang baik, problem-solving, berpikir analitis.
Atribut Personal
Proaktif, teliti, adaptif terhadap tren digita
Proses Penyusunan Job Description dan Job Specification
Menyusun job description vs job specification tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada langkah-langkah sistematis yang sebaiknya diikuti:
Analisis Jabatan
Observasi pekerjaan sehari-hari.
Wawancara dengan karyawan yang sedang menjabat.
Kuesioner kepada atasan langsung.
Draft Job Description
Tuliskan poin tugas utama.
Tambahkan hubungan kerja dan KPI.
Menyusun Job Specification
Identifikasi kualifikasi minimum.
Pisahkan “must-have” dan “nice-to-have”.
Validasi
Minta masukan dari atasan langsung dan HR.
Finalisasi dan Distribusi
Simpan di database HR.
Bagikan ke tim rekrutmen dan manajer terkait.
Pemetaan Tugas → KPI → Spesifikasi
Salah satu cara efektif untuk menyusun dokumen ini adalah dengan memetakan setiap tugas utama ke dalam KPI, lalu menurunkannya menjadi spesifikasi yang dibutuhkan.
Contoh: Customer Service Officer
| Tugas | Output | KPI | Spesifikasi yang Dibutuhkan |
|---|---|---|---|
| Menjawab pertanyaan pelanggan | Respon cepat | Rata-rata respon < 2 menit | Komunikasi efektif, multitasking |
| Menangani komplain | Solusi tuntas | Tingkat kepuasan pelanggan 90% | Empati, problem solving |
| Membuat laporan bulanan | Data akurat | Laporan 100% tepat waktu | Microsoft Excel, ketelitian |
Dengan cara ini, HR dapat menyusun job description yang realistis dan job specification yang benar-benar mendukung kinerja.
Contoh & Template
IT Developer
JD: Mengembangkan aplikasi internal, memperbaiki bug.
JS: S1 Informatika, menguasai Java, minimal 2 tahun pengalaman.
Marketing Specialist
JD: Menyusun kampanye iklan, mengelola media sosial.
JS: S1 Marketing, paham Google Analytics, kreatif.
Operator Produksi
JD: Mengoperasikan mesin, memastikan kualitas produksi.
JS: SMK Teknik, teliti, disiplin, mampu bekerja shift.
Best Practices: Legal & Inklusivitas
Hindari diskriminasi: jangan menulis “usia maksimal 30 tahun” kecuali ada alasan hukum/teknis.
Gunakan bahasa inklusif: “kandidat dengan latar belakang beragam sangat dianjurkan melamar.”
Sesuaikan dengan hukum ketenagakerjaan lokal.
Integrasi dengan Proses HR
Rekrutmen: digunakan dalam lowongan kerja.
Onboarding: jadi acuan materi pelatihan.
Appraisal: menjadi standar evaluasi kinerja.
L&D: mengidentifikasi gap keterampilan.
Rangkuman Talentiv
Job Description vs Job Specification adalah dua dokumen yang saling melengkapi. Job description menjelaskan pekerjaan, sedangkan job specification menggambarkan kualifikasi orang yang tepat untuk posisi tersebut. Dengan memahami perbedaan, komponen, serta langkah penyusunan yang benar, HR dapat menghasilkan dokumen yang lebih efektif, objektif, dan mendukung seluruh siklus manajemen SDM.