HR Legal & Compliance adalah dua aspek penting dalam pengelolaan sumber daya manusia yang tidak bisa dipisahkan. Perusahaan yang mengabaikan HR Legal dan Compliance berisiko terkena sanksi hukum, denda, bahkan kehilangan reputasi. Dengan memahami HR Legal & Compliance, organisasi dapat membangun sistem SDM yang adil, transparan, dan sesuai regulasi. Artikel ini akan mengupas definisi, regulasi, tugas, checklist, hingga roadmap praktis agar HR Legal dan Compliance menjadi pilar strategis di perusahaan.
Apa Itu HR Legal & Compliance?
HR Legal dan Compliance adalah istilah yang mencakup aspek hukum dan kepatuhan dalam pengelolaan SDM. HR Legal merujuk pada penerapan hukum ketenagakerjaan, perjanjian kerja, penyelesaian sengketa, dan kebijakan hukum internal. Sementara itu, HR Compliance berfokus pada kepatuhan perusahaan terhadap regulasi, standar, serta praktik terbaik yang berlaku.
Perbedaan keduanya dapat dilihat pada tabel berikut:
| Aspek | HR Legal | HR Compliance |
|---|---|---|
| Fokus | Hukum & kontrak | Kepatuhan regulasi |
| Peran | Penyusunan perjanjian kerja, penanganan sengketa | Audit kepatuhan, monitoring regulasi |
| Output | Dokumen legal, kontrak, kebijakan | Laporan audit, checklist, pelatihan kepatuhan |
Dengan memahami HR Legal & Compliance, HR dapat menyeimbangkan antara aspek hukum formal dan kebutuhan operasional sehari-hari.
Mengapa HR Legal dan Compliance Penting?
HR Legal dan Compliance adalah fondasi untuk menciptakan lingkungan kerja yang adil dan aman. Kepatuhan hukum memastikan perusahaan terhindar dari denda atau gugatan. Misalnya, pelanggaran kontrak kerja bisa menimbulkan perselisihan industrial, sementara ketidakpatuhan terhadap UU Perlindungan Data Pribadi (UU No.27/2022) dapat berujung pada denda miliaran rupiah.
Bagi startup dan UKM, HR Legal dan Compliance membantu membangun kredibilitas di mata investor dan mitra bisnis. Bagi perusahaan besar, HR Legal dan Compliance menjadi standar global untuk menjaga tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance).
Regulasi Kunci di Indonesia
HR Legal & Compliance di Indonesia harus mengacu pada regulasi utama berikut:
a. UU Ketenagakerjaan (UU No.13/2003) & Amandemen Job Creation Law
- Mengatur kontrak kerja (PKWT, PKWTT).
- Jam kerja, lembur, cuti tahunan.
- Pesangon, PHK, dan hak karyawan.
b. UU Perlindungan Data Pribadi (UU No.27/2022)
- HR wajib menjaga privasi data karyawan.
- Melindungi data pribadi seperti KTP, NPWP, rekening bank.
- Sanksi pelanggaran: denda hingga Rp6 miliar.
c. Peraturan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)
- Wajib diterapkan di sektor manufaktur, konstruksi, hingga startup digital.
- Audit K3 harus dilakukan secara berkala.
d. Regulasi Tambahan
- BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
- Perpajakan (PPH 21).
- Outsourcing dan kontrak vendor.
Dengan memahami regulasi ini, HR Legal & Compliance dapat membangun kebijakan internal yang sesuai hukum.
Tugas dan Proses HR Legal & Compliance
HR Legal & Compliance adalah fungsi strategis dengan tanggung jawab utama sebagai berikut:
- Menyusun kontrak kerja yang sah.
- Mengelola perselisihan ketenagakerjaan.
- Menyusun SOP kepatuhan (rekrutmen, onboarding, payroll).
- Melakukan audit internal secara rutin.
- Memberikan pelatihan kepatuhan hukum bagi karyawan.
Prosesnya meliputi: Policy drafting → Komunikasi → Pelatihan → Audit → Remediasi.
Audit HR Legal & Compliance
Audit adalah bagian terpenting dari HR Legal & Compliance. Langkah-langkah audit meliputi:
- Menentukan ruang lingkup (kontrak, payroll, data, PHK).
- Mengumpulkan dokumen pendukung.
- Melakukan wawancara dengan karyawan.
- Menyusun laporan audit.
- Memberikan rekomendasi perbaikan.
Contoh skor audit:
| Area | Skor (0–5) | Status |
|---|---|---|
| Kontrak kerja | 4 | Baik |
| Payroll & pajak | 3 | Perlu perbaikan |
| Privasi data | 2 | Risiko tinggi |
Checklist Praktis HR Legal & Compliance
Checklist HR Legal & Compliance berikut dapat digunakan perusahaan:
- Rekrutmen sesuai standar hukum.
- Kontrak kerja ditandatangani sesuai UU.
- Payroll dan pajak terlapor.
- Data pribadi tersimpan aman.
- PHK sesuai prosedur.
Checklist ini sebaiknya diperbarui setiap 6 bulan.
Template Kebijakan & Dokumen
HR Legal & Compliance membutuhkan dokumen standar seperti:
- Template PKWT dan PKWTT sesuai UU.
- Kebijakan privasi data karyawan.
- SOP pengaduan pelecehan kerja.
- Formulir audit HR compliance.
Template ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan (startup vs enterprise).
Tools & Teknologi untuk Compliance
Teknologi dapat mendukung HR Legal & Compliance melalui:
- HRIS (Human Resource Information System) dengan fitur compliance.
- E-signature tools untuk legalisasi kontrak.
- Document management system untuk arsip hukum.
- Software payroll terintegrasi dengan pajak.
KPI untuk HR Legal & Compliance
Kinerja compliance dapat diukur dengan KPI, misalnya:
- % pelatihan kepatuhan terselesaikan.
- Jumlah pelanggaran per 100 karyawan.
- Rata-rata waktu penanganan kasus.
- Skor audit compliance tahunan.
Roadmap Implementasi 30/60/90 Hari
- 0–30 hari: Identifikasi dokumen hukum, perbaikan kontrak kerja.
- 31–60 hari: Audit internal, pelatihan dasar compliance.
- 61–90 hari: Finalisasi kebijakan, adopsi teknologi HRIS.
Studi Kasus
- Studi Kasus 1: Perusahaan startup gagal menerapkan UU PDP → data bocor → denda Rp2 miliar.
- Studi Kasus 2: Perusahaan manufaktur audit HR tahunan → berhasil menurunkan sengketa karyawan 40%.
Tantangan Umum
HR Legal & Compliance sering menghadapi:
- Perubahan regulasi yang cepat.
- Keterbatasan anggaran HR.
- Kurangnya literasi hukum di internal.
Solusinya: update regulasi berkala, training HR, dan penggunaan software compliance.
Rangkuman Talentiv
HR Legal & Compliance adalah kunci keberlanjutan bisnis. Dengan regulasi yang terus berubah, perusahaan harus proaktif menyusun kebijakan, melakukan audit, dan memanfaatkan teknologi. Dengan menerapkan HR Legal & Compliance, perusahaan dapat menghindari risiko hukum, meningkatkan kepercayaan karyawan, dan memperkuat reputasi di pasar.