Menyusun uraian kerja adalah salah satu tugas fundamental seorang HR profesional. Dokumen ini bukan hanya berisi daftar tugas dan tanggung jawab, melainkan juga cerminan bagaimana organisasi mengatur sumber daya manusia agar selaras dengan tujuan bisnis.
Banyak perusahaan gagal karena uraian kerja disusun secara asal, tanpa standar yang jelas. Akibatnya, peran pegawai menjadi kabur, tumpang tindih, bahkan menimbulkan konflik internal.
Artikel Talentiv ini membahas cara menyusun uraian kerja yang sesuai standar, lengkap dengan langkah-langkah praktis, manfaat, contoh, serta tips agar dokumen ini benar-benar menjadi alat strategis, bukan sekadar formalitas administratif.
Apa Itu Uraian Kerja dan Mengapa Penting?
Uraian kerja (job description) adalah dokumen resmi yang menjelaskan rincian sebuah jabatan, mencakup:
Identitas jabatan (nama, departemen, atasan langsung).
Tugas pokok dan tanggung jawab.
Wewenang yang melekat pada jabatan.
Kompetensi dan kualifikasi yang dibutuhkan.
Hubungan kerja dengan posisi lain.
Kondisi kerja dan faktor lingkungan.
Pentingnya Uraian Kerja
Kejelasan Tugas – Mencegah duplikasi atau tumpang tindih pekerjaan.
Dasar Rekrutmen – Membantu HR membuat iklan lowongan kerja yang tepat sasaran.
Penilaian Kinerja – Menjadi acuan evaluasi apakah karyawan menjalankan perannya.
Pengembangan Karier – Menentukan jalur promosi dan kebutuhan pelatihan.
Efisiensi Organisasi – Menyelaraskan struktur kerja dengan tujuan perusahaan.
Perbedaan Uraian Kerja, Uraian Jabatan, dan Uraian Tugas
Banyak HR pemula bingung membedakan ketiganya. Berikut penjelasan singkat:
Uraian Kerja (Job Description): Dokumen formal yang memuat gambaran lengkap peran, tanggung jawab, dan wewenang sebuah jabatan.
Uraian Jabatan: Lebih luas, mencakup identifikasi jabatan, fungsi organisasi, hingga hubungan antar jabatan. Biasanya digunakan di instansi pemerintah.
Uraian Tugas: Fokus pada daftar tugas sehari-hari yang harus dikerjakan seorang pegawai.
Kesimpulannya, uraian kerja adalah versi lebih strategis yang menggabungkan aspek jabatan dan tugas dalam satu kerangka standar.
Komponen Penting dalam Uraian Kerja
Agar sesuai standar, uraian kerja minimal harus mencakup:
Identitas Jabatan
Nama jabatan
Departemen/unit kerja
Atasan langsung
Jumlah bawahan (jika ada)
Tujuan Jabatan
Penjelasan singkat mengenai kontribusi utama jabatan terhadap organisasi.Tugas Pokok dan Rincian Tanggung Jawab
Dibuat jelas, terukur, dan berorientasi hasil.Wewenang
Hak pengambilan keputusan yang melekat pada jabatan.Hubungan Kerja
Dengan siapa jabatan ini berinteraksi, baik internal maupun eksternal.Kualifikasi / Spesifikasi Jabatan
Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan kompetensi lain yang diperlukan.Indikator Kinerja (KPI)
Ukuran objektif untuk menilai keberhasilan pemegang jabatan.Kondisi Kerja
Faktor lingkungan, alat, atau risiko yang melekat pada jabatan.
Langkah-Langkah Menyusun Uraian Kerja
1. Persiapan
Menyusun uraian kerja harus dimulai dengan memahami kebutuhan organisasi dan struktur jabatan. HR perlu menentukan:
Jabatan apa saja yang harus dibuatkan uraian kerja.
Siapa yang akan dilibatkan dalam proses (manajer, supervisor, pemegang jabatan).
2. Pengumpulan Data
Metode yang umum digunakan:
Wawancara dengan pemegang jabatan.
Observasi langsung pekerjaan sehari-hari.
Kuesioner yang dikirim ke karyawan.
Analisis dokumen seperti SOP, laporan, atau struktur organisasi.
3. Analisis Data
Hasil pengumpulan data disusun menjadi poin-poin tugas, tanggung jawab, dan wewenang.
4. Penyusunan Draft
Gunakan format standar, pastikan bahasa ringkas, jelas, dan tidak menimbulkan multitafsir.
5. Validasi dan Review
Draft harus diverifikasi oleh atasan langsung dan manajer HR untuk memastikan kesesuaian.
6. Finalisasi dan Sosialisasi
Uraian kerja yang sudah final disimpan sebagai dokumen resmi, kemudian disosialisasikan ke karyawan.
7. Evaluasi Berkala
Setiap ada perubahan struktur organisasi atau teknologi, uraian kerja harus diperbarui.
Contoh Template Uraian Kerja
| Bagian | Isi |
|---|---|
| Nama Jabatan | Staff Administrasi |
| Departemen | HR & GA |
| Atasan Langsung | Supervisor HR |
| Tujuan Jabatan | Mendukung kelancaran administrasi personalia dan operasional kantor |
| Tugas Pokok | Mengelola dokumen HR, absensi, surat menyurat, arsip |
| Tanggung Jawab | Ketepatan data administrasi karyawan |
| Wewenang | Mengakses database karyawan |
| Hubungan Kerja | Internal: HR, Finance; Eksternal: Vendor |
| Kualifikasi | Min. D3 Administrasi, teliti, menguasai MS Office |
| KPI | Ketepatan data 99%, SLA penyelesaian dokumen 24 jam |
| Kondisi Kerja | Lingkungan kantor, penggunaan komputer setiap hari |
Tips Menyusun Uraian Kerja yang Efektif
Gunakan bahasa aktif dan lugas.
Pastikan tugas ditulis berdasarkan hasil yang diharapkan, bukan sekadar aktivitas.
Hindari duplikasi tugas antar jabatan.
Libatkan pemegang jabatan agar uraian kerja realistis.
Gunakan standar organisasi agar konsisten di semua departemen.
Tantangan dalam Menyusun Uraian Kerja
Resistensi karyawan yang merasa pekerjaannya diawasi.
Kurangnya data akurat sehingga uraian kerja bias.
Perubahan organisasi cepat, membuat uraian kerja cepat usang.
Konflik antar departemen jika ada overlap tugas.
Cara mengatasinya adalah dengan transparansi, melibatkan stakeholder sejak awal, dan melakukan review rutin.
Rangkuman Talentiv
Menyusun uraian kerja yang sesuai standar adalah investasi strategis HR. Dokumen ini tidak hanya menjelaskan tugas dan tanggung jawab, tetapi juga menjadi dasar bagi rekrutmen, penilaian kinerja, pengembangan karier, hingga efisiensi organisasi. Dengan langkah yang sistematis mulai dari persiapan, pengumpulan data, analisis, hingga evaluasi berkala HR profesional dapat memastikan setiap uraian kerja mendukung tujuan besar perusahaan.